이벤터스 오퍼레이터의 행사 운영 꿀팁

다양한 요소들이 맞물려 돌아가는 행사 현장!

아무리 완벽하게 준비해도 생각하지 못한 변수 때문에 행사 퀄리티에 영향을 받기 쉽기 때문인데요.

따라서 최대한 많은 사례를 보고 꼼꼼하게 대비할수록 좋겠죠.

약 50여 개의 행사를 지켜보며 얻은 꿀팁을 소개합니다.

1. 사소한 점도 세심하게 : 의상

웨비나를 진행한다면 모더레이터, 사회자, 연사의 의상은 가급적 단색으로 준비해주시는 것을 추천드려요. 

스트라이프, 체크 무늬 의상은 화면이 울렁이는 현상이 종종 발생할 수 있어요.

또한 촬영 메이크업은 유분기 없이 매트하게 하는 것이 좋습니다. 

긴 시간 이야기하면 목이 마르기 쉽죠. 출연진 손이 닿는 곳에 생수 한 병 놓는 센스! 잊지마세요.

2. 선택이 아닌 필수 : 송출 환경 체크

충분한 시간을 두고 송출 환경을 사전에 확인하는 것이 가장 중요합니다.

첫째, 송출할 장소의 안정적인 인터넷 환경

반드시 유선 인터넷을 사용해주세요. 다운로드, 업로드가 50Mbps 이상 나오는지, 지연시간은 20ms 이하로 나오는지, 손실률이 0%현장 인터넷 속도 측정이 필요하다면 이곳에서 측정해 주세요. 

둘째, 송출 장소에서 사내망을 이용하고 있진 않은지 확인하기

사내망 이용 시, 송출 채널의 홈페이지 접근은 가능하지만 영상 서버가 차단될 수 있습니다. 꼭 사전에 여유있게 송출 테스트를 몇차례 진행해 주세요. 

셋째, 행사 참가자의 접속환경 예측하기

기업체 종사자가 많이 참여하는 행사는 근무시간 회사에서 웨비나에 접속할 가능성이 높겠죠? 

사내망 네트워크로 접속한 경우 영상이 끊기거나 보이지 않을 수 있습니다. 

외부 인터넷망 또는 휴대폰 데이터 시청을 안내해주세요.

 tip.  이벤터스의 공지사항 기능을 이용해 외부 인터넷망 또는 휴대폰 데이터 시청을 안내할 수 있어요.

3. 돌다리도 두드려보고 건너자 : 리허설하기

매끄러운 행사 진행을 위해 리허설은 필수예요.

첫째, 발표 슬라이드 체크

깨진 폰트는 없는지, 오탈자는 없는지, 발표자료에 영상이 있다면 소리가 잘 나오는지 확인해 주세요.

둘째, 스트리밍팀과의 합

발표자료나 영상이 참가자 화면에도 잘 나오는지, 원하는 타이밍에 맞게 카메라 화면과 발표 슬라이드는 잘 전환되는지 미리 확인한 후 본 행사를 시작하시길 바라요.

 tip.  이벤터스의 인터랙션 기능을 사용한다면 실제 행사 진행 순서에 맞게 기능들을 모두 조작해 볼 필요가 있어요. 

4. 인터랙션 기능은 양날의 검🔪 : 매뉴얼로 대비하자

온라인 행사는 참가자들의 반응을 확인하기 위해 채팅창을 활용할 수 있죠.

하지만 채팅창을 도입 시, 호스트의 신중한 고민이 필요합니다. 

부정적인 피드백이 올라오면 다른 참가자들도 분위기에 휩쓸릴 가능성이 높아요. 

불특정 다수가 참여하는 행사에서는 채팅이 되려 행사 분위기를 저해할 수도 있으니 유의해 주세요.

이벤터스에서 실시간 채팅 실명 기능 이용, 매뉴얼 공유할게.

 tip.  이벤터스의 실시간 채팅 기능 운영 매뉴얼을 참고해 보세요.

5. 리마인드의 포인트 : 타이밍

행사가 시작하기 1시간~30분 전, 리마인드 메일이나 문자를 보내보세요! 

행사 시작 시간, 웨비나 접속방법 및 접속코드, 문의 연락처가 들어간다면 좋겠죠? 

참가자에게 안내하기 전, 발신번호는 잘 등록 되어있는지, 문자는 잘 발송되는지 꼭 테스트해 주세요. 

그리고 또 하나! 발표자료를 보면서 시청하기엔 넓은 PC화면이 적합해요. 

발표자료가 중요하다면 참가자에게 모바일보다는 PC접속을 권장해 주세요!

 tip. 이벤터스에서 참가자들에게 간단하게 리마인드 메일이나 문자를 보낼 수 있어요. 

행사 운영 꿀팁이 도움이 되셨기를 바라요. 

참가자 모객부터 세미나 운영까지 모든 과정을 간편하게 관리할 수 있는 이벤터스에서 지금, 시작해 보세요!