[호스트 인터뷰] 900명이 신청한 노션 세미나의 슈퍼 호스트, 전시진님의 행사 기획 노하우

평균 신청자 500명을 달성하는 슈퍼 호스트,

 전시진님의 행사 기획 노하우는 무엇일까요?

시리얼 대표, 전시진님은 노션과 함께 국내 사용자에게 노션툴과 함께 생산성, 스마트워크, 다양한 주제와 정보를 알리기 위해 세미나를 열고 있어요. 한국에 노션 서비스를 론칭했을 때부터 이벤터스에서 행사를 개최하기 시작하여 지금까지 13개의 행사를 개최하였는데요. 평균 500명의 신청자가 모이는 노션의 행사를 어떻게 준비했는지 궁금하다면, 지금 확인해 보세요!

1️⃣ 노션 채널은 이렇게 행사를 준비해요. 

(1) 이벤터스가 행사를 홍보해 줄 수 있도록 홍보 동의를 선택하여 행사를 개설해요.

이벤터스는 이벤트레터, 카카오 푸시 메시지 등 이벤터스 자체 콘텐츠를 발행하여 행사를 홍보해 주는데요. 이때 제 행사가 몇 번 소개되어 홍보된 적이 있었어요. 홍보되니 확실히 참가자가 많이 모이더라고요. 그래서 행사 페이지를 개설할 때, 큐레이션이 될 수 있도록 홍보 동의를 체크하고 구글 설문, Typeform 과 같은 외부 설문 서비스가 아닌 이벤터스 내부 모집을 이용하고 있어요.

(2) 분산되어 있는 참가자 DB를 한곳에 모아 관리해요.

이벤터스를 사용하기 전에는 구글 설문을 사용하여 참가자를 모집했어요. 구글 설문을 사용했을 때는 Gmail로 안내 메일을 보내거나, 문자를 일일이 수작업으로 발송하는 번거로움이 있었어요. 하지만 이벤터스를 통해 행사를 개설하면, 참가자 DB를 확인할 수 있고, 이메일과 문자도 호스트센터에서 쉽게 발송할 수 있어서 참가자 관리 및 안내가 정말 편리합니다. 

(3) 행사 개최 전, 후로 안내 메일을 발송해요.

행사가 개최되기 전에 이벤터스에서 리마인드 메일을 발송해요. 참가 신청을 하고도 행사를 잊어버리는 참가자분들이 많아서 리마인드 메일은 노쇼 방지에 큰 도움이 됩니다. 그리고 이벤터스 솔루션을 이용하면 온라인/오프라인 참여자 그룹을 구분해서 메일을 발송할 수 있어서 편리합니다.

행사 개최 후에는 행사에 참석한 참가자에게만 행사 관련 콘텐츠를 발송해 드리고 있어요. 최근에 개최한 하이브리드 행사에서는 이벤터스 출석체크 기능을 사용해 실제로 참가한 분들에게만 메일을 발송했어요. 특히 세미나처럼 정보를 전달하는 행사는 행사 종료 후에도 관련 정보를 얻고 싶어 하시는 분들이 많아서 발표 자료 전달, 채널 홍보 등에 많은 도움이 됩니다.

여기서 저만의 노하우를 알려드리자면, 이벤터스 페이지에 들어와 출석 체크를 하신 분들에게만 발표 자료를 전달한다고 하면 참가자 대부분이 출석체크를 하고, 흔적을 남긴답니다. 

2️⃣ 전시진님이 전하는 행사 기획 노하우
 

(1) 행사를 기획할 때 참가자의 니즈는 무엇일지 생각해 보세요!

사람들이 관심을 끌 만한 주제(아이템)을 선정하는 게 중요할 텐데요. 저는 행사를 기획할 때 SNS를 많이 돌아다녔어요. 사람들이 관심 있어 하는 주제는 무엇인지, 요즘 트렌드는 무엇인지 어떤 주제의 글이 자주 올라오는지 등을 살펴보았아요.

신문이나 기사보다는 SNS나 브런치, 블로그 같은 글들이 트렌드를 확인하기 좋아요. 여기서 아이디어를 얻은 다음에는 행사와 관련된 커뮤니티에 들어가 봅니다. 가장 활발한 의견을 주고받는 곳이 커뮤니티이기 때문에 오픈 채팅방, 페이스북, 카페 등의 커뮤니티에서도 또 다른 인사이트를 얻을 수 있었어요.

참가자들에게 사전 설문을 진행하면, 참가자의 니즈를 확인할 수 있어요.  이벤터스 사전 설문을 통해 참가자들은 어떤 목적을 가지고 행사에 참여하는지, 듣고 싶은 내용은 무엇인지 미리 확인합니다. 연사가 참여하는 행사일 경우, 설문 내용을 연사에게 전달해 참가자들이 듣고 싶어 하는 내용도 담으려고 해요. 그뿐만 아니라 다음 행사의 아이디어를 얻을 때도 종종 있어서 사전 설문을 활용하는 것도 좋은 팁이 될 것 같아요.

(2) 다양한 행사 레퍼런스를 참고해 보세요.

추가로, 행사 페이지를 개설할 때는 이벤터스 내에 다른 행사 페이지를 참고해요.

큰 콘퍼런스들이 이벤터스 솔루션을 통해 행사를 개최하는 일이 많은데, 나와 성격이 비슷한 행사이거나 잘 만든 행사 페이지, 또는 대기업과 힙한 브랜드에서 하는 행사 페이지를 방문해 행사 포스터와 행사 소개 글 등을 참고하고 있습니다.

세미나를 개최해 노션툴을 널리 알리고 있는 전시진님의 노하우를 알아보았는데요. 많은 시간과 리소스가 소요되는 행사 준비를 더욱 효율적으로 진행하고 싶다면, 전시진님의 노하우를 참고해 세미나를 개설해 보세요!