[이벤터스X뤼튼] 적은 인원으로 완성도 있게 데스크운영하는 방법

✅ 호스트명 : 뤼튼테크놀로지스

✅ 행사명 : 뤼튼 유저 컨퍼런스(Wrtn User Conference)

✅ 참가자 규모 : 200명 내외

✅ 도입 솔루션 : QR체크인/명찰출력(실속형)🔗보기

✅ 도입 이유

• 내부 행사 특성상 적은 인원으로 효율적인 현장 운영이 필요했어요.
• QR체크 한번으로 입장안내를 드릴 수 있어 인원도, 시간도 반으로 줄었어요.
• 참가자 모집부터 공지 문자 발송, 출석체크, 명찰 출력까지 한 개의 플랫폼 해결했어요.

Q. 안녕하세요, 간단하게 자기소개 부탁드립니다.

안녕하세요! 저는 뤼튼을 만드는 뤼튼테크놀로지스에서 DevRel Community Manager로 일하고 있는 최다인입니다 :) 저희는 모두의 AI 포탈이 되는 그날까지 열심히 달리고 있는 AI 스타트업입니다!

Q. <뤼튼 유저 컨퍼런스>를 잘 모르시는 분을 위한 행사 소개 부탁드려요.

이번 <뤼튼 유저 컨퍼런스>는 실제 뤼튼의 유저가 스피커가 되어 참석한 유저분들께 뤼튼을 활용하는 방법, 더 나아가 AI를 활용하는 자신만의 꿀팁을 공유하는 자리였어요. AI를 일상/업무 활용하기에 어려움을 느끼셨던 분들께 더 실용적인 방법을 공유할 수 있는 행사를 기획하게 되었습니다.

Q. <뤼튼 유저 컨퍼런스>에서만 얻을 수 있는 부분이 있다면요?

모두 다른 직군에서 일하고 계신 유저 7분이 연사로 함께해 주셨는데요, 덕분에 각 직군에서 AI 뤼튼을 어떻게 활용하는지, 실제 업무에 어떻게 적용할 수 있는지에 대한 인사이트를 얻어가실 수 있었습니다!

Q. 유료 행사였는데도 단기간에 200명이 신청을 해주셨다고 들었습니다, 모객 비결이 궁금해요!

모집 조기 마감이 목표였는데 일주일도 채 안 되어서 마감되어서 너무 기뻤어요. 커뮤니케이션 채널을 중심으로 유저에게 행사 소식을 알렸던 것이 핵심이었던 것 같아요. 이번 행사는 1) 뤼튼 커뮤니티 공간, 2) 뤼튼 사용자 오픈 카카오톡방, 3) 격주마다 진행하는 ‘뤼튼 유저 웨비나’에 행사 홍보를 진행했습니다.

Q. 커뮤니티를 기반한 브랜드와 유저 간의 친밀감과 신뢰가 느껴져요, 각 채널은 어떤 곳인가요?

최근 AI가 매우 핫한 키워드이지만 많이들 직무에 적용하는 방법을 몰라서 막막해 하시더라고요. 또 '나만 뒤처지는 거 아닐까' 하며 막연함 두려움도 있으셨던 거 같아요. 이런 어려움을 바로 해결해 드리기 위해 커뮤니티와 오픈카카오 채팅방을 열었어요. 실시간 고민을 듣고 저희 팀원들이 바로 답변을 드리는 식으로 시작됐죠. 

Q. 'AI 학습'에 어려움을 겪는 분들이 갈증을 해소할 수 있는 곳이었겠네요.

네, 지금은 저희 팀원들만 아니라 유저들이 직접 활용법이나 템플릿을 올려주시는 등 유저 간 정보 교류도 활발해요. 6,000명의 유저가 AI를 더 잘 사용하는 방법에 대해 머리를 맞대고 있죠. 

이런 지속적인 유저의 보이스와 애정을 기반으로 서비스가 성장하고 있다는 점이 정말 특별하고 감사한 일인 것 같아요!

Q. 이번 행사는 뤼튼 팀원들께서 직접 운영을 다 하셨다고요?.

네, 대행사 없이 사내에서 0 to 1으로 진행하는 상황이었기 때문에 효율성에 대한 고민을 많이 했던 거 같아요!

현장에서는 각 스텝별로 역할을 명확히 분담했고, 이벤터스 솔루션을 도입해서 적은 데스크 인원으로도 안정적으로 입장 안내를 할 수 있도록 했어요.

Q. 이벤터스를 선택하신 이유가 있으신가요?

참가자 모집부터 공지 문자 발송, 출석체크, 명찰 출력까지 여러 플랫폼을 거치지 않고 한 개의 플랫폼에서 연속성있게 해결된다는 게 좋았어요!

처음에 참가자로 이벤터스를 알게 됐는데, 참가자 동선이 매끄러워 인상적이었어요. 이벤터스로 한 번 행사 운영해 본 뒤로는 줄곧 쓰고 있고, 이번에도 팀에 제안해서 이벤터스를 도입하게 되었어요.

Q. 저희 유저셨군요, 감사합니다! 솔루션 도입 전과 후를 비교했을 때, 실질적으로 개선된 부분이 있다면요?

이전에는 출석 명단을 프린트해서 눈으로 이름과 매칭해서 출석 체크를 했다면, 지금은 참가자 QR코드 체크 한 번이면 바로 출석 확인이 돼요.

덕분에 기존 등록데스크 인원이 3명에서 2명으로 줄었고, 조작이 쉬워서 스텝 교육 시간도 짧아졌어요. 명찰을 배부 시간도 30초에서 15초로 줄었죠. 인원도 1명 더 확보하고 시간도 반으로 단축시킬 수 있죠.

Q. 운영하면서 특별히 만족하신 부분이 있다면 어떤 것일까요?

출력되는 이름 스티커를 준비한 명찰 붙이면 되는 형식이라 매우 편했어요! 커스텀 디자인으로 명찰을 인쇄할 수 있던 점도 매우 좋았습니다.

명찰 출력 외에도 문자 발송도 별도 플랫폼을 쓸 필요가 없었고 덕분에 참가자 데이터를 옮기는 번거로움도 없었어요. 행사 참가자 역시 배부된 QR코드 만으로도 빠르게 출석체크 후 행사장으로 들어가는 경험이 좋았을 것이라 예상됩니다.

Q. 마지막으로, 유사한 목적의 행사를 준비하는 분들께 하고 싶은 말씀이 있으시다면?

적은 인력으로 행사를 준비하시는 분들이 많으실 거 같아요. 효율적으로 행사를 운영할 수 있는 툴을 미리 찾아보시고 적극적으로 활용해 보시길 추천드려요. 

저희는 이번에는 이벤터스에서 등록데스크에서 필요한 솔루션만 사용했지만, 다음 컨퍼런스에서는 행사 프로그램도 이벤터스의 솔루션으로 얼마나 효율화할 수 있을지 미리 고민해 보려고 합니다. 

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