행사 기획자 필수 체크리스트 6가지 (+템플릿 제공)
행사 기획자 체크리스트 6가지
행사 모객부터 운영까지, 올인원 행사 서비스를 제공하는 이벤트 플랫폼 이벤터스입니다. 성공적인 행사 운영을 위해 행사 기획 시부터 체크해야 하는 요소들은 참 많죠. 그중에서도 필수로 꼭 체크해야 하는 행사 요소에는 어떤 게 있을까요? 이를 확인하기 위해, 구체적으로 작년 상반기 이벤터스에 개설된 행사들의 참가자 피드백 살펴보았습니다. 참가자들이 남긴 피드백 대부분을 총 6가지 유형으로 나누어 분류할 수 있었는데요. 행사 참가자를 만족시키기 위해 행사 기획자들은 어떤 요소들을 필수로 체크해야 하는지 이번 글을 통해 알아보세요.
📍체크 리스트 미리 보기
- 📢 사전 안내 (+문자 템플릿)
- 👥 행사 공간
- 💻 시청 환경 (+큐시트 템플릿)
- 🕔 행사 시간 (+대본 템플릿)
- 📖 행사 콘텐츠
- 📄 발표 자료
1. 사전 안내
꽉 찬 수신함으로 인해 특히 놓치기 쉬운 행사 참가 안내 메일과 문자, 여러 번 리마인드가 필요합니다. 참가자들의 행사 피드백에는 행사 사전 안내를 받지 못했다는 답변이 다수 있었는데요, 심지어 어느 교육 강의를 신청한 A 씨는 행사가 시작된 후에 접속 링크를 받으셨다고 해요.
✅ 참가 확정 및 안내는 필수, 리마인드도 중요
- 메일과 문자로 참여 확정 안내
- 행사 당일 오전에 한 번 더 리마인드 (가급적 연락이 빠르게 오갈 수 있는 문자로 소통)
- 단체 문자 발송 시스템을 사용하는 경우, 발신번호가 잘 등록되어 있는지와 잘 발송되는지 테스트 필수
- 참가자 전화번호와 이메일이 잘못 기입되지 않도록 안내
📍사전 안내에 포함되어야 하는 내용
1. 인사말
2. 일시 및 장소(혹은 접속 링크)
3. 간략한 행사 일정표
4. 그 외 안내 및 공지사항 (주차, 음식, 자료 공유 등)
5. 참석 불가할 경우 회신 요청 (노쇼 방지 차원)
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2. 행사 공간
오프라인 행사 진행 시 ‘행사가 진행되는 공간’은 어쩌면 가장 중요한 요소입니다. 참석하는 모든 인원이 편한 좌석과 동선에서 행사에 참여할 수 있도록 공간의 최대 수용 인원을 필수로 확인하여, 행사장을 대관해야 합니다. 필요한 시설이나 물품도 미리 생각해서, 공간 체크 리스트를 만들어 보세요.
✅ 공간 최대 수용 인원과 시설 체크는 필수
- 최대 수용 인원 초과에 대비해 보조 의자/테이블 준비
- 동선을 고려하여 좌석을 배치 (입출구와 좌석 간의 간격을 충분히 두기)
- 그 외 행사 유형에 맞는 체크 리스트로 미리 확인
📍장소 선정·대관 시 체크 사항
- 와이파이 & 콘센트 (노트북/태블릿 지참이 필수라면 특히 중요)
- 주차 공간 (제공 여부는 사전에 안내 추천)
- 냉난방 시설 (에어컨, 히터 등)
- 화장실 위치
- 엘리베이터 개수
- 위치 (접근성, 대중교통 경로 등)
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3. 시청 환경
온라인 행사들이 많아지는 요즘, 웨비나 진행 시 시청 환경을 꼭 면밀하게 체크해야 합니다. 참가자들의 접속 기기와 환경이 다양하다 보니 모든 오류에 대비할 수는 없겠지만, 최대한 리스크를 줄이기 위해서는 호스트의 송출 환경 및 참가자의 신청 환경을 모두 고려해야 합니다.
✅ 참가자에게 최적의 시청 환경을 미리 안내
- 기업체 사내망 네트워크보다는 외부 인터넷망 혹은 휴대폰 데이터로 시청 추천
- 온라인 스트리밍 행사의 경우 사전에 접속 환경을 미리 안내 (접속 환경: PC, 최신 Chrome 브라우저, 안정적인 네트워크 접속 요망 등)
✅ 안정적인 인터넷 환경과 리허설은 필수
- 인터넷 환경 속도를 체크하고 송출 테스트를 진행
- 행사 현장과 동일한 환경에서 1-2번 리허설을 하는 것이 필수
- 리허설은 큐시트와 체크 리스트를 토대로 충분한 시간을 두고 진행
📍안정적인 인터넷 환경 체크 리스트
- 반드시 유선 인터넷을 사용
- 다운로드, 업로드는 50Mbps 이상
- 지연시간은 20ms 이하, 손실률은 0%
- 현장 인터넷 속도를 측정하고 싶다면 이곳에서 측정
📍큐시트 · 체크 리스트에 포함되어야 하는 내용
- 행사 진행 순서에 따른 송출 화면, 카메라 구도, BGM/영상 송출 사항, 스트리밍 체크 항목 등
(+템플릿) 큐시트 & 체크리스트 샘플 확인하기
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4. 진행 시간
행사 중에 생기는 다양한 변수로 인해 행사 시간은 제대로 지켜지지 않는 경우가 많죠. 어쩔 수 없음으로 치부하기엔 진행 시간에 대한 아쉬운 피드백도 다수를 차지했습니다. 진행 시간에 대한 약 절반의 피드백에는 '시간에 쫓겨 질문할 시간이 부족했다'는 점이 포함되어 있었어요. 행사에는 무엇보다 참가자와의 상호 소통이 중요하다는 점을 고려하여, 진행자와 참가자 사이의 적절한 질의응답 시간은 확보되어야 해요.
✅ 진행 시간은 엄수, 질의응답 시간도 필수
- 진행 시나리오(대본)를 토대로 리허설 진행 필수
- 강연자가 다수라면 시간 엄수를 위해 프롬프터나 시계로 남은 시간 안내
- 질문 세션이 다소 길어진다면, 사전에 질문을 받는 것도 방법
- 행사 시간에 변동이 있을 경우 혼선 방지를 위해 현장에서 즉각 안내
📍진행 시나리오(대본)에 포함되어야 하는 내용
- 행사 진행 순서에 따라 필요한 진행자의 시나리오
- 구성: 순서, 시간, 멘트 시 송출 화면(비고) 등
(+템플릿) 시나리오(행사 대본) 샘플 확인하기
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5. 행사 콘텐츠
참가자들에게 가장 많은 피드백이 들어온 유형은 바로 '행사 자체 퀄리티'에 대한 내용이었어요. 특히 그중 절반의 피드백에는 '기업/서비스 광고 같았다'는 이유가 있었습니다. 행사는 특히 B2B 기업의 강력한 세일즈 수단이기 때문에, 적절한 기업 홍보도 물론 중요합니다. 광고성이 짙다는 이유로 우리의 잠재 고객들을 떠나보내지 않기 위해, 기업의 홍보를 적절히 곁들이면서도 효과적인 행사를 기획하는 방법에는 어떤 게 있을까요?
✅ 참가자에게 확실한 당근 주기
- 기업과 직접 연관이 없더라도, 실용적이고 유용한 내용(세션)을 포함
- 질의응답, 네트워킹 시간은 최대한 포함하여 진행 (쌍방향 소통)
- 업계에서 유명한 전문가, 인플루언서를 연사로 섭외
- 참가자 한정 기업/서비스 혜택 (서비스 할인 쿠폰, 기업 굿즈, 경품 등)
📍당근을 적절히 활용한 행사 레퍼런스 예시?
- 기록·메모 플랫폼에서 개최한 행사
- 앱을 직접 사용 중인 인플루언서 에디터/마케터 3명을 연사로 섭외, '기록' 테마로 진행
- 총 3개의 세션을 통해 '글 잘 쓰는 법', '좋은 글감 찾는 법', '꾸준히 기록하는 법'을 소개
- 세션이 종료된 후 간략하게 앱 이벤트를 홍보, 메모장 & 볼펜 등 굿즈 제공
- 메모·문서·관리 등의 통합 솔루션 사에서 진행한 커뮤니티 행사
- 공식 엠버서더들이 패널로 참여, 각자의 솔루션 활용법 공유
- 질의응답뿐 아니라 참여한 사용자들이 직접 만든 템플릿을 소개하는 세션 진행
- 행사 후 참가자에게 메일로 템플릿 무료 배포
6. 발표 자료
행사 현장에서 관심을 보인 참가자들은 발표 자료를 요청하는 경향이 높아요. 현장에서 들은 유용한 정보 혹은 놓친 정보를 다시 확인하고 싶기 때문입니다. 발표 자료가 공유되지 않는 행사의 경우, 참가자들이 행사 도중에 발표 자료를 촬영하거나 내용을 받아 적느라 행사에 집중을 못 할 수도 있어요.
✅ 공유 여부는 사전에 안내, 자료는 후속 메일로
- 공유 가능한지 미리 체크한 후, 행사 사전 안내(문자/메일)에 함께 공지
- 저작권 이슈가 있는 부분을 제외, 가능한 선에서 최대한 공유 (줄글 요약본도 OK)
- 행사가 끝난 후 보내는 후속 메일에 발표 자료를 함께 공유
📍행사 후속 메일 보내는 법
발송 목적
- 행사 피드백 수집
- 고객과의 소통 채널 확보
포함되어야 하는 내용
- 행사 만족도 설문 조사
- 발표 자료 (혹은 줄글 요약본)
- 함께 공유할 만한 기업/서비스 콘텐츠 링크
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