[유앤어스코리아 X 이벤터스 ] 행사 업무 디지털 전환으로 업무 부담도 줄이고 시간도 단축했어요!

✅ 행사명: 2024 DIPS GLOBAL TECH CON
✅ 호스트명: 유앤어스 코리아
✅ 참가자 규모: 1,500명
✅ 도입 솔루션: QR 출석체크 / 명찰출력(고급형) 

Q. 안녕하세요! 간단하게 자기소개 부탁드립니다.

안녕하세요, 저는 유앤어스 코리아에서 근무하고 있는 윤성원 주임이라고 합니다. 인터뷰에 참여하게 되어 영광입니다.

Q. ‘유앤어스 코리아’는 어떤 기업인가요? 

저희 유앤어스 코리아는, 한 마디로 이벤트 회사 입니다. 정해진 목적과 타겟에 맞춰 행사 전반을 기획, 운영하고 행사를 대행하는 역할을 합니다. 2024 DIPS의 경우 스타트업을 지원하기 위한 초격차 기술을 소개하는 국내 최대 규모의 컨퍼런스로, 분야의 전문가들로 팀을 구성해 행사를 진행했습니다.

Q. 처음으로 이벤터스 솔루션을 이용하셨는데, 도입을 고려하신 계기는 무엇인가요? 

주관 기관이 10개 이상인 대규모 컨퍼런스 였습니다. 약 1,500명 정도의 대규모 참가자를 관리하는 데 있어 어려움을 겪을 것이라 예상했습니다. 그러던 도중 참가자 관리 시스템에 있어 업계 선두를 달리고 있는 이벤터스 도입을 고려하게 됐습니다.

Q. 이벤터스 기능을 어떻게 활용하셨나요?

일단 저희가 주목한 기능은 참가자 관리 기능이었습니다. 참가자 사전 신청 및 사후 관리, 세부 항목별 참가자 분류가 가능했던 부분이 이벤터스를 사용하며 가장 편했습니다.

Q. 무려 1500명 규모의 등록데스크를 운영하셨는데, 이벤터스 도입 전후로 달라진 점이 무엇인가요? 

기존 참가자 관리는 아무래도 수작업으로 이루어지다 보니 놓치는 부분이 많고 실수가 잦았어요. 이벤터스 도입으로 디지털 전환하여 업무 정확도를 높이고 업무 부담, 소요 시간을 크게 단축시킬 수 있었어요.

Q. 함께 행사를 준비한 구성원들 또는 주최사의 반응은 어땠나요?

행사 기간 동안 이벤터스 매니저님이 STAFF들을 인솔하여 등록 시스템에 자리를 잡아 주신 덕분에 다른 업무에 조금 더 신경을 쓸 수 있어 효율적인 업무 분장이 가능했습니다. 또한 사전등록을 거치지 않더라도 현장에서 필요한 명찰를 바로 뽑을 수 있다는 점에서 신속한 일처리가 가능해 만족스러운 반응을 이끌었습니다.

Q. 마지막으로, 이벤터스 추천의 말 부탁드립니다! 

많은 질문에 귀찮으실 수도 있었으나 매니저분께서 친절히 응대해 주신 덕분에 이벤터스에 대한 확신이 생기게 되었고, 행사를 잘 끝마칠 수 있었습니다. 혹시라도 도입을 망설이고 있는 곳이 있다면 꼭 추천드리고 싶습니다 🙂