행사 리마인드는 몇 번 해야 할까요? [노쇼 방지 전략]
행사 모객부터 운영까지, 올인원 행사 서비스를 제공하는 이벤트 플랫폼 이벤터스입니다.행사 담당자들의 피 땀 눈물이 모여 만들어지는 기업 행사들. 신청자가 적으면 그것만 한 고민이 없겠지만 많다고 해도 안심할 수 없습니다. 행사 현장에 나타나지 않는 노쇼(no-show)가 얼마나 많을지 예측할 수 없기 때문이죠. 이번 글에서는 약 참석률 90%에 달했던 이벤터스의 행사를 예시로, 참가자들의 노쇼를 최대한 방지할 수 있는 행사 노하우를 공유합니다.
📚 콘텐츠 2줄 요약
- 행사 참가에 제한을 두어 티켓 가치를 높였어요
- 총 4번에 걸쳐 참가자에게 행사를 지속 안내했어요 (참가 확정, RSVP, 최종 리마인드)
B2B 기업 행사 참석률 90% 만드는 방법
지난 5월, 이벤터스는 'B2B를 위한 마케팅/세일즈 전략'을 주제로 행사를 개최했습니다. 서비스의 잠재 고객을 직접 만나는 자리인 만큼 모객률과 참석률을 높이는데 더욱 집중했는데요. 참가 확정자 165명 중 145명이 최종 참석하여 높은 참석률을 보였습니다.
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1️⃣ 행사 참가에 제한을 두어 티켓 가치를 높였어요
행사 노쇼를 방지하기 위한 가장 확실한 방법은 예치금이나 참가비 등 비용을 받는 것입니다. 하지만 잠재 고객과의 만남을 목적으로 하는 이번 행사가 유료로 진행된다면, 참가 허들이 너무 높은 게 아닐까 우려되었습니다. 따라서 이번 행사에서는 비용을 받는 대신, 신청자 중 서비스 잠재 고객에 가까운 대상만 참가자로 선별하는 방법을 택했습니다. 대신 우리의 잠재 고객임을 판별하기 위한 방법으로 행사 신청 단계에서 사전 설문을 받았고, 행사 참가에도 제한을 걸었습니다.
행사 참가에 제한을 둔다면, 참가 확정자가 느끼는 티켓의 가치는 자연스레 상승하게 되어 행사 참석에 대한 의지도 높아지게 됩니다. 다만 신청자들이 행사 참여에 제한이 있다는 것을 잘 인지하지 못할 수 있기 때문에, 행사 신청 페이지 혹은 신청 시 받는 설문 항목에 참가에 제한이 있다는 사실을 명확히 알려야 합니다.
🔻 [예시] 행사 신청 사전 설문 
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2️⃣ 총 4번에 걸쳐 참가자에게 행사를 지속 안내했어요
행사 노쇼의 발생 이유는 사실 단순합니다. 참가자들이 행사를 신청한 사실을 까먹기 때문입니다. 행사 설문 및 참가 제한을 통해 행사의 가치를 좀 더 높게 인식할 수 있도록 유도했다면, 행사일까지 남은 기간 동안 열심히 행사를 리마인드해야 합니다.
D-14: 참가 확정자 대상 확정 안내하기
설문을 통한 사전 선별을 통해 최종 참석이 가능한 신청자에게는 행사일 약 2주 전에 참석 확정 메일을 발송했습니다.
🔻 [예시] 참가 확정 메일 
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D-7: 참가자 대상 RSVP 메일 보내기
행사가 얼마 남지 않은 일주일 이전에는 이벤터스 RSVP(참석 여부 확인) 메일 발송 기능을 통해, 행사 일주일 전 불참 인원을 빠르게 체크했습니다. 그리고 미참석 인원만큼 참가 대기자에서 새로운 참가 확정자를 선별했습니다.
참석에 대한 기대를 하고 있는 참가 대기자가 이탈되지 않도록, 최소 행사 일주일 전에는 참가 확정자 대상 더블 체크와 새로운 참가 확정자 선별을 끝내는 게 좋습니다.
🔻 [예시] RSVP 메일 
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D-1 & D-Day: 행사 최종 리마인드하기
행사 전날에는 마지막으로 최종 행사 안내 메일을 통해, 행사를 인지시키고 실제 참석 여부를 마지막으로 체크했습니다. 행사 당일에도 간략히 행사 참여 독려 메일이나 문자를 보내는 것이 좋습니다. 이벤터스 사용 시 행사 당일 오전에 최종 리마인드 메일이 자동 발송됩니다.
🔻 [예시] 리마인드 메일 
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