📊 행사 데이터가 우리에게 말하는 것

팬데믹으로 인해 행사의 성과를 '데이터'로 증명하는 시대가 생각보다 빠르게 찾아왔습니다.
행사 데이터가 우리에게 말하고 있는 것, 우리가 반드시 알아야 할 데이터는 무엇일까요? 
 

이벤터스에서 주최한 <2021 호스트 위드콘> 행사 사례를 소개드리며,
“기획자가 알아야 할 다섯가지 데이터”에 대해 이야기하려 합니다.

🔍 행사 순서에 따라 필요한 데이터들..무엇이 있을까?

✅ 행사 개설 : 행사 페이지 뷰 수, 행사 신청 클릭 수, 실제 신청자 수, 취소자 수 등
✅ 참가자 모집 : 이름, 성별, 연령대, 지역, 소속, 직급, 연락처, 재신청자 유무, 유입경로 등
✅ 행사 진행 : 참석자 수, 질문 및 채팅 수(인원), 자료 다운로드 수, 네트워킹 수, 부스 방문 수, 웨비나 시청자 수, 시간별 접속자 수 등
✅ 행사 종료 : 설문조사 만족도, 인기 세션 동시 시청자 수, 웨비나 평균 시청 시간 등
✅ 기타 : 행사 SNS 공유 수

행사 순서에 따라 필요한 데이터들을 나열해보면, 생각보다 많다는 것을 알 수 있어요. 
혹시 '모든 데이터를 일일이 수집해야 해야 하는 걸까?' 걱정된다면 행사 데이터를 제공하는 이벤트 플랫폼을 활용해보세요.

 

📝 행사 데이터로 문제점과 해결책을 찾아보자

<2021 호스트 위드콘>은 이벤터스에서 행사를 개설해 약 3주 동안 참가자를 모집했어요. 
행사가 열린 후, 폭발적인 반응을 기대했지만, 생각보다 초기 반응은 저조했는데요😥
이제부터, 이벤터스 통계 페이지를 활용해 어떻게 문제의 원인을 찾았는지, 
그리고 문제 해결을 위해 어떤 액션을 취했는지 과정을 소개해 드릴게요.

1. 행사 페이지에서 우리가 알아야 할 데이터

 
✅ 행사 신청 클릭률

✔ 행사 개설 후 일주일간 추이를 살펴본 결과, 페이지 뷰 수는 점차 증가하는 반면 신청버튼 클릭 수는 정체되었다는 점을 발견했어요. 

✔*행사 신청 클릭률이 6.6%로 낮았는데, 이는 잠재 참가자들이 행사 페이지의 내용을 보았지만 '오, 이 행사에 참여해볼까?'라는 참여 동기를 불러일으키진 못했다고 볼 수 있어요. 
* 행사 신청 클릭률 = (신청 버튼 클릭 수 / 페이지 뷰 수) x 100

✔ 신청 클릭률을 높이기 위해 행사 페이지의 개선이 필요하다는 문제점을 발견하고, 💊두 가지 액션을 취했어요.

1. 텍스트 위주의 행사 소개를 보기 쉬운 이미지로 교체해 가시성을 높였어요. 
2. 행사 참가자가 행사 당일 받을 수 있는 혜택들도 사전에 보여주었어요. 
 

✔ 행사 페이지 내용을 읽기 쉽게, 매력적으로 바꾼 결과 6.6%였던 클릭률이 일주일 뒤 23.9%까지 상승한 것을 확인할 수 있었어요. 
 

✅ 행사 신청률

✔ 행사 신청 버튼을 클릭하면, 참가자들은 이름, 연락처, 소속, 성별 등 행사 참여를 위해 필요한 정보들을 입력하게 돼요. 대부분 호스트가 얻고자 하는 정보들이죠.

✔ 잠재 참가자가 행사 페이지를 보고, 참여 동기가 생겨 행사 신청 버튼을 눌렀지만, 행사 신청 완료까지 이어지지 않을 수도 있어요. 
    행사 신청 클릭률이 높다고 해서, 행사 신청자가 많은 것은 아니라는 점을 유념해야 해요.

✔ 과도하게 개인 정보를 요구하거나, 사전 질문을 필수로 작성하게 한다면, 참가는 참가 신청을 주저하고 중간에 이탈하게 될지도 몰라요.

✔ '행사 호스트'를 타겟으로 한 <2021 호스트 위드콘>의 *행사 신청률은 66.8%이라는 비교적 높은 수치를 기록했는데요. 
     참가자 특성을 파악하기 위한 최소한의 정보를 수집하고, 사전 질문은 선택사항으로 남겨두었어요. 
     그리고 참가자로부터 더 알고 싶은 내용은 행사 당일 질의응답, 설문조사, 퀴즈 등의 인터랙션 기능들을 통해 정보를 수집했어요. 

       * 행사 신청률 = 실제 행사 신청자 수 / 신청 버튼 클릭 수
 

✅ 유입 경로와 접근 기기

✔ 유입 경로는 참가자들이 어디에서 행사 정보를 보고, 행사 페이지에 왔는지를 보여줘요.

✔ 이벤터스는 위드콘을 준비하며 다양한 채널(배너광고, 뉴스레터, SNS 등)로 참가자 모객을 위한 홍보를 진행했는데요. 
     이메일 또는 개인 간 링크 공유 등 Direct로 유입된 참가자의 비율이 가장 크게 나타났어요.

✔ 데이터를 통해 이메일 마케팅이 가장 효과적이라는 점을 파악할 수 있었고, 다음 행사를 위한 마케팅 전략을 세울 수 있었어요. 

✔ 접근 기기는 참가자가 어떤 환경에서 우리 행사 페이지에 접근했는지를 보여주는 데이터에요. 
    만약, 평일 낮 시간대에 참가자 신청률이 높고, 접근 기기의 비율이 데스크탑이 높았다면,
    업무에 필요한 역량을 개발하거나, 트렌드를 파악하기 위해 행사를 찾는 직장인 참가자가 많을 것이라 예상해 볼 수 있어요. 

🍯Tip! 작은 데이터도 놓치지 말자! 유입 경로나 접근 기기 데이터 통해, 효과적인 홍보 시기와 채널을 찾아보면 어떨까요?




2. 참가자 데이터로 액션 준비하기 
 

✅ 인구통계학적 데이터

✔  인구통계데이터란 인구의 특성에 대해 수집된 정보로, 제품이나 서비스 시장에서 세그먼트가 적합한지를 조사하는 데에 주로 사용됩니다.

✔ 호스트가 참가자에게 수집하는 정보 중, 성별, 지역, 연령대, 경력 등이 해당돼요.

✔ 만약 우리 행사가 MZ세대를 위한 행사라면, 실제로 그 연령대의 참가자가 우리 행사에 관심을 보이는지 관찰할 필요가 있어요. 기대와 달리, 신청자의 대부분이 50대 이상의 참가자라면 MZ세대가 주로 이용하는 SNS 채널에 홍보를 집중한다거나, 행사 페이지에 젊은 감성을 담아보는 시도를 해볼 수 있을 거예요. 생각의 반전으로, 50대를 위한 행사를 새로 만들어 볼 수도 있을 거예요.

🍯Tip! 인구통계학적 데이터를 분석해 다음 행사에서 필요한 액션을 준비하는 것이 핵심!

3. 참가자 활동 데이터가 우리에게 말하는 것
 

✅ 참가자의 활동 데이터

✔ 온라인 행사에서 행사 접속률은 행사 신청을 완료한 참가자 중, 실제로 행사에 접속한 참가자가 얼마나 되는지를 의미해요. 

✔ <2021 호스트 위드콘>에서는 행사 시작 30분 전, 행사 시작 후 10분 뒤 문자 리마인더를 발송했는데요. 약 40%의 참가자가 행사가 시작된 뒤 접속했다는 점을 알 수 있었어요. 만약 행사 시간이 임박했는데도 접속자 수가 저조하다면 행사 직전, 행사 시작 후 문자/이메일 리마인더를 보내 접속자 수가 증가하도록 액션을 취해보세요. 

✔ 접속자 수, 접속률 외에도 행사에서 얻을 수 있는 참가자 활동 데이터도 유심히 살펴볼 필요가 있어요. 실시간 채팅, 퀴즈, 질의응답 참여자 데이터를 통해 우리 행사에 참가자들이 얼마나 적극적으로 활동했는지를 파악해볼 수 있어요. 

🍯Tip! 온라인 참가자의 반응을 이끌고, 참여를 독려할 수 있는 모더레이터가 있다면 참가자 활동 데이터도 풍성해질 거에요.
 

행사 개설만 해도 데이터가 와르르, 이벤터스에서 행사를 개설해볼까요? 
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