[경기 마이스 On:tact Day X 이벤터스] 온-오프라인 참가자 모두를 만족시키는 행사를 기획해보세요!

행사 : 2022 경기 마이스 On:tact Day 행사

행사 형태 : 하이브리드 행사

행사 신청자 수 : 704명

[ 파인즈커뮤니케이션즈 인터뷰 ]
 

" 온라인과 오프라인 참가자 모두를 
만족시키는 행사를 기획해보세요! "

- 파인즈 커뮤니케이션즈 마송희 대표 -

Q. 2022 경기 마이스 On:tact Day 행사를 소개해주세요.

 2022 경기 마이스 On:tact Day 행사는 3년째 개최되고 있는 경기 마이스 지원사업을 설명하는 설명회로 
경기관광공사에서 경기 마이스와 관련 있는 학협회, PCO 등의 관계자분들을 초청해 네트워킹과 설명회를 진행했습니다.

Q. 하이브리드 행사를 기획하신 이유는 무엇인가요?

경기 마이스 On:tact Day 행사는 코로나로 인해 지난 2년 동안 온라인 행사로 개최했었는데요.
사실, 경기도 마이스 지원사업과 베뉴들을 홍보하는 설명회이기 때문에 관계자분들과 직접 만나서 네트워킹하는 것이 중요했습니다.

그래서 올해에는 하이브리드 행사를 개최하여, 오프라인 행사에서는 PCO분들과 학협회 등의 관계자분들 50분을 초청해 네트워킹 상담회와 현장 팸투어 프로그램을 기획하였고,온라인 행사도 동시에 진행하여 라이브스트리밍, 퀴즈쇼, 경품추첨 프로그램을 함께 진행하였습니다.

Q.  어떤 컨셉으로 행사를 기획하셨나요?

보통 공공기관에서 하는 설명회는 정적인 분위기에서 진행되는 경우가 많아요. 
하지만 저희는 단순히 지원사업을 설명해주는 설명회보다는 재미있고 유쾌하게 행사를 개최하고자 했습니다.

그래서 기존의 설명회와 다르게 물건을 판매하는 라이브커머스 컨셉으로 행사를 기획했습니다.
경기관광공사가 물건을 판매하듯, 경기도의 마이스 지원사업과 베뉴를 판매하는 컨셉으로 행사를 개최하였고, 온-오프라인 참가자의 반응이 상당히 좋았습니다.

Q. 하이브리드 행사 운영에서 가장 중요하다고 생각하는 부분은 무엇인가요?

하이브리드 행사는 온라인과 오프라인 참가자 모두를 만족시키는 것이 중요하다고 생각하는데요. 특히 행사 현장을 송출만 하는 온라인 행사는 온라인 참가자의 참여도나 이탈율을 고려했을 때, 지양해야 한다고 생각합니다. 특히나 직장인을 대상으로 하는 온라인 행사일 경우에는 회사에서 보시는 분들이 많기 때문에 조금만 지루해지면 금방 이탈해버리세요. 그래서 저희는 오프라인 뿐만 아니라 온라인 참가자까지 흥미를 가지고 참여하게 할 수 있는 방법들을 많이 고민했습니다.

그래서 이벤터스 인터렉션 기능을 활용하여, 온라인 참가자가 실시간으로 참여할 수 있는 퀴즈쇼와 경품추첨을 진행하였고, 오프라인 참가자에게는 특전으로 제공할 수 있는 박람회, 팸투어 프로그램을 기획하였습니다. 오프라인 참가자분들은 오프라인 프로그램과 더불어 온라인 참가자와 실시간 채팅을 하면서 더욱 즐겁게 행사에 참여해주셨습니다.

Q. 이벤터스 하이브리드 솔루션 사용은 어떠셨나요?

참가자 모집부터 라이브 스트리밍 서비스를 올인원으로 이용할 수 있어 상당히 편리했습니다.

이벤터스 서비스를 이용하기 전에는 사이트를 직접 구축하고, 스트리밍 플랫폼 링크를 연결하여 사용해왔습니다. 그래서 사이트 구축을 준비하는데 리소스가 많이 들었습니다.
하지만, 이벤터스는 호스트센터에서 간편하게 행사 페이지를 개설하고, 라이브 스트리밍 송출부터 인터랙션 기능까지 진행할 수 있어 간편했고, 데모도 쉽게 확인할 수 있어서 리소스를 최소화하여 준비할 수 있었습니다.

 

그리고 데이터 통합관리가 가능하여 사후 데이터 보고에도 효과적이었습니다. 이벤터스 솔루션을 사용하기 전에는 저희가 직접 구축한 사이트와 스트리밍 플랫폼 각각에서 행사 데이터를 확보해야했습니다. 그래서 사후 데이터를 확인하는데 일주일이 걸리기도 했어요. 그런데 이벤터스는 참가자 DB는 물론 경품추첨 당첨자나 설문조사 데이터 등, 행사 중에 발생하는 데이터들도 쉽게 엑셀로 다운로드할 수 있어 간편하게 사후 데이터를 보고할 수 있었습니다.

Q. 하이브리드 행사를 고려하고 있는 행사기획자들에게 한마디 해주세요.

 참가자가 행사에 제공하는 정보를 얼마나 원하느냐에 따라 온라인과 오프라인 참여를 선택하실 것 같아요. 예를 들면, 설명회 내용을 알고는 싶지만 직접적으로 관련이 없는 참가자라면 온라인 행사를 선택할 것이고, 행사 주최자와 커뮤니케이션이 필요한 분들은 오프라인으로 참여하고자 하실 겁니다. 이렇게 니즈가 다른 참가자들을 모두 만족시킬 수 있다는 점이 하이브리드 행사의 매력이라고 생각합니다. 따라서 저희가 개최한 설명회처럼 많은 이들에게 알리고 싶은 행사라면, 참가자의 니즈를 고려해서 하이브리드 행사를 개최하시면 좋을 것 같습니다!
 

 < 파인즈 커뮤니케이션즈가 전하는 하이브리드 행사 성공 비결 >

(1) 오프라인과 온라인의 참가자 모두를 만족할 수 있는 행사를 기획해보세요.

(2) 설명만 하는 행사가 아닌, 참가자의 몰입도를 높일 수 있는 행사 컨셉을 기획해보세요.

(3) 온라인 참가자의 이탈을 줄일 수 있는 퀴즈, 경품추첨과 같은 프로그램을 진행해보세요.

" 이벤터스라면, 온라인과 오프라인 참가자 
모두를 만족시킬 수 있는 하이브리드행사가 가능합니다. "

- 파인즈 커뮤니케이션즈 마송희 대표, 서다빈 매니저 -

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