웨비나? 버추얼 컨퍼런스? 디지털 행사의 종류와 특징
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2019년도 발생한 코로나 이후, 온라인 행사가 급증하면서
웨비나, 웹케스트, 버추얼 컨퍼런스 등 디지털 이벤트를 대표하는 단어들도 급증하였습니다.
여러분은 가상 이벤트의 다양한 종류와 특징을 잘 알고 계신가요?
각 이벤트의 장단점을 정확히 알아야 행사의 목적과 기획에 맞는 이벤트 유형과 운영 방식이 설계될 수 있습니다.
우리 행사에 적합한 가상 이벤트 유형과 이벤트 플랫폼을 선택하는 방법,
오늘의 콘텐츠에서 알아보도록 해요 😎
🔍먼저, 우리는 행사를 통해 무엇을 얻고자 하는지 끊임없이 질문을 해야해요.
✅ 주최자(기획자)가 이 행사를 성취하고자 하는 것은 무엇인지?
✅ 청중(참가자)이 성취하고자 하는 것은 무엇인지?
✅ 위 목적을 달성하기 위해 적합한 이벤트 형태는 무엇인지? (대면 vs 가상)
행사의 이해 관계자가 궁극적으로 원하는 것, 그리고 그것을 이루기 위한 방법에 대한 끊임없는 질문이 행사의 모든 것을 결정하게 될 거예요.
‘왜(Why)’라는 질문에 대답하기 위해 알아야 할 것은 주제 및 연사에 대한 정보, 적절한 플랫폼과 아젠다에 대한 정보, 참가자 등록 증가를 위한 방안 등이 있어요.
😉 디지털 이벤트의 장점
코로나 규제 완화 이후, 대면 행사가 점차 증가하고 있는 추세이지만 여러가지 장점을 이유로 참가자들은 여전히 온라인 행사를 선호하고 있어요.
그렇다면, 주최자가 디지털 행사를 개최했을 때의 장점은 무엇이 있을까요?
✔ 참가자 모집 증가 : 지역의 한계를 넘어 더 많은 참가자에게 다가갈 수 있어요.
✔ 공간 제약 완화 : 오프라인 행사와 달리, 수용 인원에 대한 제한이 없어요.
✔ 리드 수집 : 주최사와 후원사는 마케팅 활동을 위한 잠재 리드, 활성 리드를 수집할 수 있어요.
✔ 리소스 절감 : 제작물, 무대 설치 등 현장 조성의 비용과 시간을 절감할 수 있어요.
✔ 스폰서십 확대 : 더 많은 파트너와 스폰서를 수용할 수 있어요. (온라인 부스, 파트너 홍보 영상)
✔ 정량적 데이터 : 플랫폼을 활용해 참가자와 행사에 대한 풍부한 데이터를 수집할 수 있게 되었어요.
✔ 결과 분석 및 통찰 : 행사에서 참가자가 남긴 로그를 분석해 행사의 인사이트를 쉽게 분석할 수 있어요. (가장 인기있는 세션, 체류시간 등)
✔ 레거시 : 온라인 영상 녹화본을 다양한 방법으로 활용할 수 있어요. (VOD 판매, 콘텐츠 생성)
✔ ESG 실천 : 지속가능한 친환경 이벤트를 개최할 수 있어요.
🤔 디지털 이벤트의 어려움
디지털 이벤트의 이점에 공감했더라도, 아래와 같은 어려움들로 온라인 행사 개최를 망설일 수 있어요.
✔ 관계 구축, 네트워킹의 어려움 : 연사 - 참가자, 스폰서 - 참가자 간의 교류를 측정하거나, 반응을 확인하기 어려울 수 있어요.
✔ 쉬운 접근, 쉬운 이탈 : 행사 직전까지 참가자를 모집할 수 있는 장점도 있지만, 쉽게 접근한 만큼 노쇼(No-show)가 발생할 우려가 있어요.
✔ 인터넷 의존도와 기술 지식 편차 : 네트워크 환경이 참가자의 경험과 만족도에 큰 영향을 미치고, 참가자들의 디지털 기술에 대한 지식 편차에 따라 행사 참여가 어려울 수 있어요.
행사 기획자는 디지털 이벤트의 장점, 단점을 파악하고 ‘어떤 형태(format)’로 행사를 개최하면 좋을지 결정할 수 있어야 합니다.
"온라인, 하이브리드 행사가 증가하면서 이벤트 플랫폼도 다양해지고 있죠.
그만큼, 행사 기획자는 각 이벤트의 특징을 정확히 알고 지혜롭게 플랫폼을 선택할 수 있어야 합니다. "
📍 디지털 이벤트의 종류와 특징
여섯 가지 디지털 이벤트의 특징은 다음과 같습니다. 비슷하게 통용되는 경우도 있지만, 조금씩 차이점이 있어요.
1. 웨비나 : 라이브 또는 사전 녹화된 오디오/비디오 형태로 제공되며, 보통 참가자 등록을 필요로 합니다.
2. 웹캐스트 : 오디오/비디오의 라이브 방송으로, 참가자와의 인터랙션보다는 정보 전달의 목적이 큽니다.
3. 라이브 스트리밍 : 일반적으로 소셜 미디어 플랫폼에서 진행됩니다.
4. 버추얼 컨퍼런스 : 여러 연사가 참여하는 세션이 동시에 여러개 진행되며, 참석자와 연사간의 상호 작용이 필요합니다.
5. 하이브리드 이벤트 : 물리적인 공간과 가상 공간에서 동시에 진행되며, 오프라인 참가자가 행사장에 방문하여 참여합니다.
6. 트레이드쇼 : 온라인 부스 등, 기업의 세일즈 또는 브랜딩을 위한 교류의 장으로 새로운 비즈니스 기회를 발견하는 주된 목적이 있습니다.
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🤔 디지털 이벤트 실제 사례
디지털 이벤트의 특징을 알면, 행사 목적과 성격에 알맞은 이벤트를 기획할 수 있습니다.
그렇다면 온라인, 하이브리드 이벤트의 성공적인 행사 사례를 함께 살펴볼까요?
1. 웨비나로 진행하는 사내 행사
코로나 이후, 업무 방식도 많이 변화되었는데요. 하이브리드, 재택근무, 유연근무제 등 다양한 업무방식이 도입되며
반드시 모든 임직원이 한 공간(Office)에서 근무하지 않아도 되는 업무 문화가 자리잡기 시작했습니다.
한두 시간 남짓 진행되는 송년회, 신년회, 워크샵, 세미나 등 사내 행사나 교육에 참여하기 위해
전국에 분산되어 있는 조직 구성원이 한날한시에 모이기란 쉽지 않은 일이죠.
글로벌 여가 플랫폼 기업 야놀자에서는 시간, 공간의 제약을 벗어난 랜선 송년회를 진행했습니다.
송년회의 주 목적인 임직원 간 소통 및 상호교류를 위해 사전에 수집한 사연을 라디오 방송 컨셉으로 재밌게 전하였고,
웨비나에 참석한 임직원들은 실시간 채팅으로 활발히 소통하며 송년회를 즐길 수 있었습니다.
획기적인 행사 컨셉과 디지털 운영 방식을 더해, 기업의 사내 행사도 충분히 디지털 전환이 가능하다는 시사점을 보여주는 사례였습니다.
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2. 세일즈/마케팅 목적의 하이브리드 기업 행사
기업은 신제품(서비스) 론칭, 브랜딩 등을 목표로 이벤트를 진행합니다.
디지털 행사의 장점 중 하나는 바로 더 많은 잠재고객(참가자)를 확보할 수 있다는 점인데요.
하지만 기업 행사에서는 우수고객, VIP에게 혜택을 제공하고 신뢰감, 친밀감을 쌓기 위한 오프라인 행사도 반드시 필요합니다.
두 가지 목적을 달성하기 위해 하이브리드 이벤트를 진행한다면 어떨까요?
글로벌 기업용 메세지 플랫폼 Slack에서는 신규 기능을 발표하고 고객 사례를 공유하는 세일즈/마케팅 목적의
하이브리드 행사 Slack Tour Seoul’22를 개최했습니다. 오프라인 200여 명, 온라인 1,700여 명의 참가자가 참여해
기존 고객과의 접점과 네트워크를 강화하고, 신규 마케팅 리드(MQL)를 확보할 수 있었습니다.
하이브리드 행사로 두 가지 목적을 달성할 수 있던 사례였습니다.
특히 온라인 참가자를 위한 퀴즈, 채팅을 담당하는 온라인 모더레이터가 참가자를 관리하며
행사에 몰입할 수 있는 환경을 만들어 참가자 이탈을 방지한 노하우도 돋보였습니다.

3. 온/오프라인으로 참여하는 비즈니스 미팅
기업 간 금전적 거래가 발생하는 비즈니스 상담은 주로 오프라인으로 진행되었으나,
코로나19로 기술이 급격히 발전하면서 온라인으로도 기술과 서비스 교환 및 거래가 가능하게 되었습니다.
가상 전시회(Trade show)에서 기업과 제품, 서비스를 살펴본 후 비즈니스 미팅을 진행하거나,
스타트업과 투자사 간의 온라인 미팅도 활발해지고 있습니다.
국내 최대규모 스타트업 행사인 COMEUP2022에서는 비즈매칭 서비스를 통해
사전에 셀러(스타트업) - 바이어(투자사)를 모집한 뒤, 약 2주 동안 자유롭게 기업과 서비스 정보를 열람하고
비즈니스 미팅을 주고받을 수 있는 있는 비즈니스의 장을 마련했습니다.
직접 현장에 방문하지 못하는 글로벌 투자사와는 온라인으로 미팅이 가능한 환경을 제공하며,
약 400여 건이 넘는 비즈니스 매칭 성과를 이루었습니다.

💡 목적에 맞는 이벤트 플랫폼 선택 기준
우리 행사에 맞는 디지털 이벤트 유형을 찾았다면, 그에 꼭 맞는 이벤트 플랫폼을 선택하는 것이 중요해요.
이벤트 플랫폼을 선정하는 기준으로는 크게 5P(Purpose, People, Pricing, Performance, Production)가 있습니다.
1. 목적(Purpose)
모객이 특화된 플랫폼, 이벤트 전후 참가자의 인게이지먼트를 높이는 데 특화된 기술 솔루션, AI를 통해 개인화된 경험을 제공하는 솔루션 등 다양한 이벤트 기술이 있습니다.
따라서 이벤트의 목적(ex. 수익증대, 비즈니스 연결, 커뮤니티 형성 등)에 따라 필요한 서비스를 선택할 수 있어야 합니다.
2. 청중(People)
청중의 참여가 우선이라면 Q&A, 실시간 투표, 공개 채팅, 소셜미디어 대화와 같은 상호작용 기능이 플랫폼 선정의 중요 요소가 됩니다.
교육과 콘텐츠가 우선이라면 라이브스트리밍, UX 친화적인 플랫폼, 수요중심(On-demand)의 서비스 제공유무가 중요 요소가 될 것입니다.
3. 가격(Pricing)
플랫폼 가격정책은 참석자 수, 기간 등에 따라 다릅니다. 다양한 플랫폼의 가격정책을 파악하고, 데모 서비스를 이용하는 것이 좋습니다.
우리 행사에 필요한 기능들의 우선순위와 있으면 좋은 기능들을 결정한 후 비용을 투자할 가치가 있는지 판단해야 합니다.
4. 성능(Performance)
모든 이벤트 플랫폼이 모든 이벤트에 최적화된 것은 아닙니다. 선택지에 오른 플랫폼의 강점과 약점을 파악하고,
청중과 조직(이해관계자)의 우선순위에 따라 선택 범위를 줄여나가는 것이 좋습니다. 선별된 기능들의 성능을 테스트 하는 시간을 충분히 가져야 합니다.
5. 제품(Production)
최적화된 이벤트 플랫폼 선택이 성공적인 이벤트를 만든다고 보장할 수는 없지만, 분명 도움이 됩니다.
일부 플랫폼에서는 참가자 확보, 프로그래밍 지원, 비디오 제작, 커스텀 디자인 지원, 행사 당일 기술지원, 행사 운영관리 등의 서비스를 제공하기도 합니다.
💡 행사 단계별 필요한 데이터와 우선순위 결정
이벤트의 목적을 상기한 다음, 5P를 기준으로 여러 플랫폼들의 서비스 이용료, 기능, 기대 성과들을 비교해보세요.
행사의 모든 과정에 필요한 기능, 데이터, 지원 서비스의 기준과 우선순위를 결정한 뒤 비교한다면
우리 행사에 적합한 플랫폼과 솔루션을 선택할 수 있을 거예요.
✅ 행사 전: 참가자 모집, 홍보, 티켓 결제, 참가자 관리, 문자/이메일, RSVP, 서비스 이용료
✅ 행사 중: 스트리밍 지원 기술, 참가자 접속 형태, 참가자 참여 형태, 인터랙션 기능 유무
✅ 행사 후: 행사 통계 대시보드, 참가자 인터랙션 통계, 참가자 인구특성 통계, 티켓 수익 정산
디지털 이벤트의 유형과 특징부터 실제 사례까지 살펴보았습니다. 도움이 되셨나요?
행사의 목적, 청중이 행사에 참여하는 목적을 기억한다면 성공적인 디지털 이벤트를 개최할 수 있을 거예요!