1,300명 이상 참여한 행사, 행사 기획자의 모객 방법? 👀

[인터뷰]국내 최대 마케팅 컨퍼런스,맥스서밋은 어떻게 기획했을까? 

최근 성황리에 끝난 맥스서밋 2023 행사를 아시나요? 특히 마케팅 업계 종사자분들이라면 한 번쯤은 들어 보셨을 것 같아요. 이벤터스 호스트 분들을 위해 맥스서밋 2023 행사 기획자 2분의 인터뷰를 진행했습니다.  

Q. 간략히 자기소개를 부탁드릴게요.  

안녕하세요, MAX SUMMIT 2023 행사를 함께 담당하고 있는 이영안, 이현주입니다. 저희는 디지털 마케팅 에이전시인 모비데이즈 마케팅사업본부의 PM팀 소속으로 일하고 있어요. 주요 업무로는 광고 업계의 주요 미디어사 및 솔루션사와 밀접하게 협업하며, 광고주 KPI에 따른 최적화된 미디어 전략을 구상하고, 다양한 버티컬 업종의 신규 매체를 발굴함으로써 캠페인 성과와 효율을 개선할 수 있도록 서포트하고 있습니다. 업무를 통해 매체사와의 파트너십이 강화되고 협업할 수 있는 지점도 많이 생기면서, TF팀의 성격으로 MAX SUMMIT이나 소규모 세미나 등 컨퍼런스 업무도 담당하고 있어요. 

현재 대표로 인터뷰하고 있지만, MAX SUMMIT 행사는 정말 많은 내부 담당자들의 협업과 노고로 운영되는데요. 그중 저희는 매체사 및 솔루션사를 직접 연사로 섭외하거나 여러 내부 부서와 협업하고 조율하며, 행사가 성공적으로 개최될 수 있도록 운영을 리딩하고 있습니다. 

Q. 맥스서밋을 잘 모르는 분들을 위해, 행사를 먼저 소개해 주신다면요? 

모비데이즈에서 매년 주최하는 사내 가장 큰 연례 행사이자, 국내 최대 규모의 마케팅•애드테크 컨퍼런스입니다.광고주, 매체사, 솔루션사 등 다양한 업계 관계자가 모여 마케팅에 대한 유익한 인사이트와 노하우를 공유하고, 소통하고자 하는 목적으로 2015년 처음 개최되었어요. 

올해 맥스서밋에는 총 23개의 세션에 52개 기업의 연사가 참여해 주셨으며, 행사 참석자는 약 1,400명, 기업 수로는 600여 개 기업에서 참여했습니다. 모비데이즈와 유기적인 관계를 맺고 있는 구글, 메타, 틱톡, 토스, 몰로코 등 업계를 대표하는 빅미디어 기업군도 다수 참여합니다. 세션뿐 아니라 네트워킹을 통해 다양한 업계 관계자들이 비즈니스 협력 기회를 논의할 수 있는 장도 제공하고 있어요.  

Q. 약 2,000명 규모의 큰 행사인 만큼, 준비 과정에도 많은 시간과 노력이 들었을 것 같아요. 

약 3개월의 타임라인을 잡고 행사를 준비하고 있는데요. 규모에 비해 준비 기간이 생각보다 짧게 느껴지실 수 있을 것 같지만, 사내 여러 부서와의 유기적인 협업이 필수인 만큼 시간 절약과 업무의 효율화가 생명인 저희 회사에서도 가장 긴 준비 시간을 가지고 기획하는 행사입니다. 대략 첫 킥오프 회의를 시작으로, 일자, 장소, 주제 등을 모두 포함하는 기획 단계에서 약 1개월을 소요합니다. 그 뒤로 1개월씩은 연사 섭외와, 청중 모객에 집중하고 있어요. 물론 연사 섭외와 청중 모객은 사실상 병행하며 진행된다고 안내드리는 게 정확할 것 같아요. 이 과정에서는 내부 세일즈 조직 및 여러 타 부서와 협업을 필수로 진행하고 있습니다. 

Q. 마케팅 트렌드, 동향 등 최신 정보가 행사에서 다뤄질 것 같아요. 행사의 컨셉과 연사별 구체적인 세션 주제는 어떤 방식으로 선정하시나요?

행사의 퀄리티, 청중의 관심도와 직결되는 만큼 가장 큰 공을 들이는 파트인데요. “어떻게 하면 더욱 흥미로운 주제의 세션과, 이목을 집중시키는 연사를 섭외할 수 있을까?”에 대한 깊은 고민이 필요하다고 생각해요. 마케팅 안에서 다양한 사유의 시선을 녹여낼 수 있도록 어렵지 않고 어떤 이야기도 포용할 수 있는 포괄적인 대주제를 선정하는 것에 핵심을 두고 있습니다. 또 최근 발생한 코비드19와 같이, 그 해의 시의적 상황을 반영하기도 하고요.주제 선정까지는 N개월치 트렌드 리포트나 타사의 컨퍼런스 주제들도 면밀히 살피며, 저희 부문 대표님을 비롯한 운영팀 및 세일즈팀과의 논의 하에 선정하고 있습니다.

Q. 약 60명의 다양한 국내외 기업 실무자들이 연사로 세션을 진행해 주셨어요. 이렇게 많은 연사를 섭외하는 노하우가 있다면요?

크게 세션별 연사 섭외 방법은 두 가지로 나뉘는데요. 주제에 적합한 연사분들을 직접 섭외하는 방식과, 스폰서 기업의 자발적인 세션 기획 및 참여 방식이에요.두 케이스의 비중이 적절하게 균형을 맞출 수 있도록 저희 운영팀에서 컨트롤 타워 역할을 하며 조율하고 있어요. 

• A) 화두가 되는 마케팅 아젠다나 이슈 등을 조합해 다양한 세션 주제를 만들고, 이와 적합할 것으로 사료되는 기업과 연사를 섭외합니다. 처음 컨택을 진행하거나, 기존 관계성을 기반으로 섭외하는 기업, ‘맥스서밋’ 자산을 활용해 미팅을 진행하며 관계성을 만들어 가는 기업 등 기업별 섭외 세부 방식은 다양해요. 
• B) 맥스서밋에 후원사로 참여하는 기업에서도 자발적으로 세션을 기획, 참여해 주시기도 합니다. 보통 후원사는 매체사 또는 솔루션사의 비중이 매우 높은데요, 기업별 시의적 상황에 맞추어 광고주 터치포인트 형성이 필요하거나 대외적 피칭이 필요한 상황에, 먼저 후원사 모집 일정을 문의하시기도 합니다. 

Q. 매년 행사의 규모가 커지는 만큼, 신규 참가자 모객 또한 중요한 과제일 것 같아요. 행사 모객에 효과적인 방법이나 팁이 있을까요?

많은 채널을 활용하고 있기에 하나씩 설명드리긴 다소 어렵긴 하나, 우선 세일즈팀의 서포트를 통해 모비데이즈가 보유한 내부 광고주 풀을 활용하고 있습니다. 이와 더불어 채널로는 크게 A) 온드미디어와 B) 페이드미디어로 구분하여 설명드릴 수 있을 것 같아요.

• A) 자체적으로 보유한 미디어를 활발히 활용합니다. 팀 자체 콘텐츠 및 뉴스레터를 활용한 홍보와, '모비인사이드'라는 마케터를 위한 플랫폼을 활용한 홍보, 자체 SNS 홍보 등이 있습니다. 온드미디어 활용의 경우 사내 협업을 통해 진행되는 만큼, 업무 방식이나 시간, 비용 측면에서도 효율적이기 때문에 적극 활용하는 방법을 추천드리고 싶어요. 
• B) 페이드 미디어를 활용한 홍보 비중도 점진적으로 확대하고 있습니다. 셀프서브 매체의 광고 집행, 타 매체와의 제휴를 통한 홍보 등으로 신규 타겟층을 확대해나가고 있습니다. 특히 올해 처음 활용해 본 이벤터스를 통한 모객도 말씀드리고 싶어요. 다양한 광고 솔루션을 간단한 방식으로 광고를 집행할 수 있다는 점과에서 저희에게 좋은 인사이트였어요. 더불어 이벤터스 플랫폼을 활용하는 많은 사람들이 저희 행사의 타겟이라는 점도 큰 메리트인 것 같습니다. 이벤터스 광고 솔루션으로 맥스서밋이 더 널리 노출되고 새로운 참가자분들을 유입시킬 수 있었다는 점에서, 다른 행사 기획자 분들도 이벤터스를 적극 활용해 보실 것을 권장합니다. 

Q. 이틀에 걸쳐 장기간의 세션을 진행하는 만큼, 참가자들의 집중도가 점점 떨어질 수도 있을 것 같아요. 행사 참가자들의 참여도를 지속적으로 유지시키는 방법도 있을까요?

우선 가장 중요하게 보는 부분은 타임테이블 구성입니다. 각 세션의 경중을 나누는 것은 아니지만, 행사 시점에 가장 주목도와 관심도가 높은 주제는 반드시 존재하기에, 맥스서밋의 경우 타임 테이블을 구성하고 그 균형을 맞추는 작업이 타 행사보다 중요하다고 할 수 있는데요. 각 일자 · 스테이지 · 시간대별 청중들이 고루 양분화될 수 있고, 청중의 집중도와 피로도가 상쇄될 수 있도록 세션의 구성을 최적화하고 있습니다.

더불어 적절한 시간에 브레이크 타임을 배치하며 청중들의 집중도를 환기하고, 로비의 스폰서사 부스 및 이벤트존으로 유도하며 활동을 독려하기도 합니다. 마지막으로는 브레이크 타임과 프리 네트워킹 시간을 구성하여, 퀴즈 등의 이벤트를 진행하거나 참석자 간의 네트워킹을 통해 참여 지속성을 위한 다양한 방법을 시도하고 있어요. 

Q. 행사 현장에서 참가자들의 즉각적인 피드백이나 민원을 받는 경우가 있을 것 같아요. 행사 민원에 대한 구체적인 대처 방식이 있을까요? 

사전에 예측 가능한 변수들에 대해서는 모든 대응 방안과 프로세스를 구축하고 있는데요. 그럼에도 불구하고, 대규모 행사인 만큼 현장에서는 정말 수많은 변수와 돌발 상황이 존재합니다. 대표적으로는 하기 방식들을 통해 민원에 대처하고 있어요. 

1. 반복되는 민원이나 문의는 전체 참가자에게 다시 한번 상기될 수 있도록 사회자를 통해 반복적인 안내 진행
2. 현장 민원의 경우, 행사 스태프 핫라인을 구축해 최대한 책임 운영자가 직접 민원에 대응하고, 수시로 행사장 상황 체크
3. 민원 및 이슈에 즉각 대응하기 위해, 행사장 기술 책임자 및 현장 책임자와의 긴밀한 소통
4. 현장 대응 가이드라인 원칙은 설정해두되, 상황에 따라 융통성 있게 대응 (미등록 방문자에 대한 대응 등)

Q. 듣다 보니, 행사 후에도 참가자들에게 다양한 피드백을 받으실 것 같아요. 이러한 피드백들은 어떤 방식으로 관리하시나요?

솔직하게 행사 만족도 서베이의 참여율이 높지 않은 것은 사실이나, 소수의 의견도 모두 소중히 활용하고 있는데요. 우선 행사 만족도 서베이를 통해 취합된 피드백은 모두 통계를 내어 내부 행사 종료 보고서를 통해 유관부서에 공유합니다. 이후 행사를 준비하며 놓쳤던 부분 및 개선 가능 혹은 불가능한 부분 등으로 피드백을 분류하고 분석합니다. 이 과정을 통해, 최대한 다음 행사에는 피드백을 반영하여 만족도를 높일 수 있도록 하고 있어요. 

실제 작년 맥스서밋 행사에서 취합된 피드백들이, 올해 행사에 반영되었는데요.  a) 포토존 및 이벤트존 개설 b) 층별 세션의 밸런스 있는 구성 c) 리셉션 간편 체크인 시스템 도입 d) 행사장 내 충전을 위한 멀티탭 구비 e) 네트워킹 파티 내 간단한 주류 도입 등의 사항이 실제 참가자 피드백을 통해 개선된 부분입니다. 

Q. 마지막으로 맥스서밋과 같은 행사를 주최하는 호스트 분들에게 한 말씀 부탁드려요.

저희와 유사한 규모의 행사를 개최하시는 호스트 분들이라면, 보람을 얻는 지점과 어려움을 겪는 지점들이 매우 비슷할 것으로 사료되는데요. 앞으로 좋은 행사들이 많이 개최되어 유사한 오프라인 컨퍼런스들의 가치가 더욱 높아질 수 있도록 함께 노력하면 좋을 것 같습니다. 긴 과정에서 많은 어려움이 있으시겠지만, 행사가 성료 되는 시점에 얻는 보람과 만족감이 더 크시길 응원합니다. 저희 맥스서밋 컨퍼런스에도 앞으로 많은 관심 부탁드립니다. 😊 

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