[모비데이즈 X 이벤터스] 똑똑한 참가자 관리로 운영 리소스의 50%를 절감했어요.

Q. 안녕하세요. 모비데이즈와 영안 리더님을 소개해 주세요.

모비데이즈는 다양한 마케팅 서비스와 컨설팅을 제공하는 디지털 마케팅 에이전시이자 미디어 랩사로, 국내외 대형 미디어와 공식 파트너사를 유지하면서 유수의 클라이언트와 커뮤니케이션합니다. 또한 모비데이즈만의 독보적인 생태계를 구축해 모비인터치(채용), 모비인사이드(IT/마케팅/스타트업 전문 플랫폼), MAX SUMMIT 최대 네트워킹 행사 개최 등 다양한 비즈니스를 운영하고 있습니다.

저는 모비데이즈 마케팅 사업본부의 이영안입니다. PM(파트너십&미디어) 팀에서의 업무를 주로 수행하고 있고, MAX SUMMIT, Cross Seminar 등의 컨퍼런스 기획/운영 업무도 함께 담당하고 있어요. MAX SUMMIT에서는 모비데이즈의 다양한 파트너십을 기반으로 올 한 해 가장 트렌디했던 콘텐츠를 주제로 선정해 연사를 섭외하고, 행사 준비를 위한 팀들이 협업할 수 있는 역할을 맡았습니다. 

Q. 벌써 9회째를 맞이하는 MAX SUMMIT은 대표적인 마케팅 행사로 자리 잡고 있는데요. 어떤 행사인지 소개해 주세요. 

모비데이즈에서는 세미나를 통해 인사이트를 광고주 및 마케터분들께 공유하고, 그분들을 이벤트에 초대해 커뮤니케이션 접점을 만들기 위해 힘쓰고 있습니다. 그중에서도 모비데이즈의 포지셔닝과 목표를 공유하고, 업계 분들과의 화합을 목표로 진행되는 행사가 바로 MAX SUMMIT입니다. 

2015년 첫 시작으로, 한 회도 빠짐없이 개최되었는데요. 지금은 MAX SUMMIT 외에도 훌륭한 마케팅 컨퍼런스가 많지만, 그 당시에는 애드테크 기반의 마케팅이 막 태동했던 시기라 관련 행사를 찾아보기 힘들었어요. 업계 내에서 긍정적인 영향을 만들자는 모비데이즈 대표님의 창업 정신, 그리고 업계 마케터들이 유익한 정보를 얻고 네트워킹할 수 있는 자리를 만들자는 목표로 개최되었습니다. 

회마다 참가자 규모가 2~3배씩 성장하면서, 지속해서 발전하는 대한민국 디지털마케팅 산업과 AD Tech에 기여할 수 있도록 인사이트를 공유하고, 업계 관계자분들이 교류할 수 있는 장을 마련하고자 목표를 확장했습니다. 그 결과 2,000여 명의 산업 관계자분들이 참여해 주시는 대표적인 국내 최대 디지털 마케팅 컨퍼런스로 성장했습니다. 

Q. 모비데이즈 임직원분들께서 직접 행사를 기획하고 운영했다는 점도 놀라웠습니다. 특별한 이유가 있을까요?

놀랍게도, 모비데이즈에는 MAX SUMMIT 컨퍼런스 운영만을 전담하는 팀이 없습니다. 모비데이즈를 비롯한 계열사에서 MAX SUMMIT 기획 및 운영에 참여할 임직원분들이 자발적으로 모여 TF팀를  결성합니다. 저희가 직접 행사를 기획하고 운영하는 이유는 ‘가장 잘 알고, 가장 잘할 수 있기 때문’입니다. 고객, 그리고 고객이 원하는 것을 가장 잘 이해할 수 있기에, 행사의 완성도가 높아질 뿐 아니라 현장에서 발생하는 여러 문제 상황을 가장 유연하게 처리할 수 있죠.

MAX SUMMIT도 마케팅 행사로, 모비데이즈와 참가자 간의 커뮤니케이션 접점을 만들기 위해 노력하고 있는데요. 그 노력은 모비긱스(*모비데이즈 임직원을 부르는 애칭)의 인력 배치에서 엿보실 수 있습니다. 고객과의 접점이 가장 많은 세일즈 담당자가 리셉션 데스크에서 참가자를 환대하며 동선을 안내하고, 마케터는 부스에 상주해 모비데이즈 서비스에 관심 있는 분들과 대화를 이어 나가고, 업계에 네트워크가 넓고 트렌드에 발 빠른 채용 담당자가 연사 섭외를 담당하는 등 행사의 업무 분장에서 모비데이즈와 모비긱스의 강점이 드러나도록 기획했습니다.

Q. 약 2,000명에 달하는 참가자 관리에 시행착오도 많이 겪으셨을 텐데요. 효율적인 참가자 관리를 위한 비법이 있다면요?

행사 인원이 소규모인 경우에는 직접 수기로 관리해도 문제가 없었지만, 매년 2~3배씩 참가 규모가 커지다 보니 사람이 직접 출석을 확인하고 명찰을 배부하는 업무에 한계를 느끼게 되었죠. 현장에서 참가자 등록이 몰리면서 병목 현상이 발생하기 시작했어요. 입장부터 컴플레인이 발생하는 상황이 발생된거죠. 등록데스크에 담당 인력을 추가 배치해 해결하려고 했지만, 리소스가 과하게 투입되는 문제가 발생했습니다. 

사람이 직접 출석을 확인하다보니 데이터가 유실되거나 누락되는 경우도 발생하기도 했어요. 마케팅 행사에서는 참가자의 참석 여부도 굉장히 중요한 데이터인데, 누실 된 데이터로 인해 성과 분석이 정확하지 않았다는 점도 큰 문제였습니다. 참가자가 행사장에 처음 발을 딛는 리셉션 데스크에서 행사의 첫인상이 결정되고, 마케팅 행사의 성과 측정을 위해서는 정확한 데이터 확인이 필요하다는 것을 해를 거듭할수록 몸소 깨달았죠. 

고민 끝에 작년부터 이벤터스 솔루션을 도입해 참가자를 관리하기 시작했습니다. 사전/현장 등록부터, 출석체크와 명찰출력까지 한 플랫폼에서 해결할 수 있어 큰 도움이 되었습니다. 수기로 성함을 확인하거나, 명찰을 찾아서 배부하는 번거로운 과정이 생략된 것만으로도 등록데스크 운영 업무가 확연히 줄어들었어요. 참가자께서도 문자/이메일로 받은 QR코드를 스캔하면 입장 확인이 완료되니, 등록데스크에서의 컴플레인도 사라졌습니다.

Q. 솔루션 도입 전과 후를 비교했을 때, 체감 효과는 어떠셨나요?

행사 운영 측면에서의 리소스가 확연히 감소된 것이 가장 두드러진 효과인데요. 이벤터스 솔루션 도입으로 등록데스크에 배치된 인력 리소스를 50% 줄일 수 있었습니다. 여분의 50%의 인력은 행사 키트 배부, 동선 안내 등을 위한 업무에 배치할 수 있었어요. 또한 리셉션 데스크 운영을 위한 교육 시간도 70% 이상 감소했는데요. 연사 및 초청자 케어나 발표 자료 체크 등 행사 당일까지도 변동되기 쉬운 업무들을 다시 확인하는 데 시간을 할애할 수 있었습니다. 

또한 참가자의 빠른 입장 확인이 되면서 한 줄 서기도 가능해졌어요. 리셉션 공간을 더 넓게 확보해 참가자의 이동 동선을 확보할 수 있었습니다. 이런 변화를 몸소 느끼신 참가자께서 ‘빠른 체크인이 되어 편리하다, 원활한 운영에 많이 노력하신 것 같다’는 피드백을 주시기도 해서 뿌듯한 순간도 있었네요.

행사 주최자/운영자 입장에서는 가장 골칫거리였던 리셉션 데스크 운영의 문제를 해결하고, 리소스를 절감해 컨퍼런스 운영에 핵심적인 업무에 집중할 수 있었다는 점이 가장 좋았습니다. 그리고 참가자 입장에서도 번거로운 절차 없이 쉽게 행사장 입장이 가능했다는 점이 굉장히 만족스러웠어요.

Q. 오프라인 참가자 관리를 위한 리더님만의 노하우, 꿀팁이 있다면요?

참가자 동선을 사전에, 최대한 많이 경험하는 것을 중요하게 생각합니다. 쾌적한 행사장 이용을 위해 동선을 효율화하는 목적도 있지만, 참가자가 컨퍼런스 및 부스에서 얻을 수 있는 것들. 즉, 참가자가 행사 본질인 콘텐츠에 집중할 수 있는 환경을 조성할 수 있기 때문인데요. 

행사 참여를 위한 부가적인 정보들은 최대한 쉽고 명료하게 전달하기 위해 노력합니다. 세션장 위치를 찾는 문의가 잦다면 현장 사인물을 시선이 닿는 곳이나 동선에 따라 배치하거나, 공지 사항을 수시로 확인할 수 있도록 매 쉬는 시간마다 프로젝터 화면에 정보를 제공하는 것들이 포함됩니다. 현장에서 발생하는 이슈들을 확인하고 해결하기 위해 모비데이즈 부스를 등록데스크 가장 근처에 둔 이유도 마찬가지입니다. 가장 기민하게, 민첩하게 반응해 방해요소를 제거하고 행사에 집중하실 수 있도록 하는 것이죠.

또한 데이터 수집에 집중하고 있습니다. 매년 행사의 성과를 분석하면서 ROI를 산출하고, 마케팅 행사로서 유의미한 잠재 고객이 유입되었는지도 분석해 봅니다. 그리고 참가자의 피드백을 매년 데이터화하여 내부에 공유하고 있는데요. 발표 콘텐츠나 행사 주제를 비롯해 참가자 편의, 만족도에 대한 피드백을 수렴하고 회고합니다. 피드백을  바탕으로 등록데스크 운영에 개선이 필요하다는 점을 알게 되었고, 이벤터스 솔루션을 도입하게 된 계기가 되기도 했어요. 

Q. 마지막으로, 오프라인 마케팅 행사를 준비하는 행사 기획자와 마케터 분들께 하고 싶은 말씀이 있으시다면

무수한 이해관계자가 얽혀있는 마케팅 행사를 준비하시는 분들이 많이 계실 텐데요. 사전/현장에서 발생하는 변수들로 고생도 많이 하고, 현장에서 누구보다 발 빠르게 뛰어다니며 고군분투 하실테지만, 준비 과정에서 담기는 진정성과 노고를 통해 성공적인 행사가 만들어진다는 자부심을 가지셨으면 좋겠습니다. 행사가 잘 치러졌을 때 느끼는 성취감은 행사를 기획하고 운영한 자만이 가질 수 있는 특권이라고 생각해요.

앞으로도 많은 행사 기획자, 마케터분들과 함께 행사에서 얻은 인사이트와 노하우를 공유하고, 나눔받으며 더 나은 행사를 만들기 위해 힘써보려고 합니다. MAX SUMMIT 2024에도 많은 관심 부탁드려요! 

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