[겸엑스 X 이벤터스] 행사 총괄부터 운영까지 혼자? 솔루션 도입으로 가능했어요!

✅ 호스트명 : 겸엑스

✅ 행사 유형 : 컨퍼런스

✅ 참가자 규모 : 1,000명

✅ 도입 솔루션 : 참가자 모집, 명찰 출력, QR 체크인

✅ 도입 이유

• 엑셀로 하던 참가자 리스트 관리와 입금 확인 업무를 효율화했어요.
• 행사 당일 QR 체크인, 명찰 출력으로 참가자 입장이 원활했어요.
• 사용법이 간단해 아르바이트 스텝 교육이 10분 만에 끝났어요.
• 행사 운영에 빈틈이 없도록 지속적인 피드백을 받을 수 있었어요.

Q. 안녕하세요! 간단하게 자기소개 부탁드립니다.

안녕하세요, 주식회사 겸엑스의 김선배 매니저입니다. 저는 겸엑스에서 인사 및 경영지원 업무를 맡고 있습니다. 이번에는 우연히 오프라인 행사 진행 총괄을 맡게 되었습니다. 덕분에 이벤터스라는 제게 정말 필요했던 솔루션 기업을 알게 되었습니다.

Q. ‘겸엑스’는 어떤 기업인가요? 

저희 겸엑스는 2017년 제로베이커리라는 이름으로 설탕과 밀가루를 사용하지 않는 건강한 빵과 디저트를 만드는 것으로 사업을 시작했습니다. 

점차 현대 사회를 살아가는 사람들이 ‘건강’에 관련하여 정보와 식품에 혼란을 겪고 있다고 느꼈습니다. 이를 해결하고자 ‘건강하게 만들어서 건강하게 바꿉니다.’라는 슬로건 아래에 건강한 식품과 정보(콘텐츠)를 제공하고 있습니다.

최근 개최했던 <최겸 영양학 2025>는 이러한 목적에 따라 최신 과학이 보여주고 있는 영양학과 건강 식단의 이론과 실전을 수강생분들께 제공했습니다.

이미지 출처 : 겸엑스 홈페이지

Q. 콘텐츠/커머스 기업에서는 어떤 행사 기획이 이뤄지나요?

겸엑스는 주기적으로 건강 관련한 최신 정보를 제공하는 클래스, 컨퍼런스를 개최하고 있습니다.

몇 년 전에는 1~3개월 주기로 100명 규모로 개최했으나, 최근에는 주기를 줄이고 300명, 500명, 1,000명 등 규모를 점차 확대하고 있습니다. 따로 타깃은 없으며 누구나 참가 가능하십니다.

Q. 이벤터스 도입 전, 행사를 준비 방식은 무엇이었나요?

이벤터스를 도입하기 전에는 별도로 신청 링크를 보내드리고, 참가비는 계좌이체로 진행했습니다. 명단 및 입금 확인은 엑셀로 정리했습니다.

점차 행사 규모가 커지면서 엑셀로 정리하기엔 한계가 있다고 판단하여 행사 솔루션 업체를 찾았고 그중에서 이벤터스의 업력과 규모에 신뢰가 가서 이번에 이벤터스를 이용했습니다.

Q. 최근 이벤터스를 처음 도입하셨는데, 이벤터스 도입 검토를 시작하셨던 계기는 무엇인가요? 

행사 솔루션 업체를 검토할 때는 참가자 모집 시, ‘결제 대행이 가능한지’와 ‘행사 진행 솔루션 제공이 가능한지’를 중점적으로 보았습니다. 이벤터스는 두 가지 모두가 가능했습니다.

Q. 이벤터스 기능을 어떻게 활용하고 계시나요?

행사 전, 이벤터스를 통해 참가자 모집을 진행했습니다. 신청은 물론 유료 티켓 결제와 고객 문의 서비스를 활용하여 효율적으로 운영했고, 1,000명 규모의 행사임에도 담당자 1명이 관리를 할 수 있어 좋았습니다.

또한 행사 당일에는 QR 체크인 및 명찰 출력 솔루션을 통해 1,000명 참가자의 입장을 원활하게 진행할 수 있었습니다.

Q. 이벤터스 도입 전후로 가장 크게 달라진 점이 무엇인가요? 

우선 혼자 신청 및 결제, 문의 관리를 할 수 있어서 리소스가 많이 줄었습니다. 그마저도 평상시에는 주로 확인 및 문의 응대 업무를 처리했기 때문에 절대적인 행사 관리에 투입하는 시간이 작았습니다. 

행사 당일 사용했던 QR 체크인, 명찰 출력 역시 사용법이 간단하여, 아르바이트 스텝도 10분이면 사용법을 습득할 수 있었습니다. QR 인식 반응도 빠르고 명찰이 출력되는 시간도 짧아 참가자가 몰린 입장 오픈 직후와 행사 시작 직전을 제외하고는 원활하게 참가자분들께서 입장할 수 있었습니다.

그리고 무엇보다 좋았던 것은 이벤터스 매니저님께서 저희가 주최한 행사 장소 관련하여 각종 정보를 먼저 알려주셔서, 하마터면 놓칠 뻔했던 사항까지 대비할 수 있어서 만족했습니다.

Q. 함께 행사를 준비한 구성원들 또는 참가자의 반응은 어땠나요?

사실 담당자는 저 1명이었고, 혼자서도 업무를 편리하게 처리할 수 있어서 만족했습니다. 다른 구성원들 역시 따로 신경 쓸 것이 없고, QR 체크인 등 사용법은 쉽게 습득 가능하여 불편함이 없으셨습니다.

Q. 마지막으로, 이벤터스 추천의 말 부탁드립니다! 

이벤터스를 통해서 편리하게 행사 관리를 할 수 있었던 것도 좋았지만, 저는 무엇보다도 친절한 응대가 좋았습니다. 특히 저처럼 행사 기획, 총괄이 처음인 분이라면 사용, 관리도 편리하고 직원분들도 친절하게 안내해 주시는 이벤터스 적극 추천드립니다!

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