[지란지교소프트 X 이벤터스] B2B 행사만 20번, 업계 1위 SaaS 기업의 행사 기획 노하우

✅ 호스트명 : 지란지교소프트

✅ 행사 유형 : 세미나

✅ 참가자 규모 : 500~1,000명

✅ 도입 솔루션 : 실속형 명찰 출력, QR 체크인, 온라인 솔루션, 오프라인 솔루션

✅ 도입 이유

• 참가자 수가 증가하면서 많은 인원을 관리할 수 있는 시스템이 필요했어요.
• 더 많은 고객 접점, 리드 다각화를 위해 하이브리드 행사를 진행했어요.
• 온오프라인 참가자의 참여 현황 등 데이터를 쉽고 투명하게 확인할 수 있어요.

안녕하세요! 간단하게 자기소개 부탁드립니다.

안녕하세요. 안전한 업무 환경에서 혁신적인 생산성을 고객에게 제공하는 지란지교소프트, 마케팅전략팀입니다. 

국내 점유율 1위의 DLP(데이터 손실 방지) 솔루션 ‘오피스키퍼’가 저희의 대표 솔루션이며, 이를 더 많은 고객들에게 알리기 위해 늘 노력하고 있습니다. 그 일환으로 매년 2회 정기적으로 보안세미나를 열어 회사에서 보안 업무를 맡고 있는 담당자들을 대상으로 무료 교육을 제공합니다.

지난 11월 성황리에 마무리된 ‘오피스키퍼 제20회 보안세미나’ 소개 한번 부탁드립니다. 

반기에 한 번 정기적으로 보안 실무 교육을 열고 있습니다. 저희가 보안세미나를 반복해서 진행하는 이유는 한정된 재원, 시간, 인력으로 사내 보안 대책을 마련해야 하는 담당자들에게 도움이 되고 싶기 때문이에요. 누가 알려주지 않는 보안 실무 교육을 업력 30년의 보안 회사에서 진행하고 있기 때문에 매 회 최고 참석자 수를 갱신하고 있습니다. 

이번 행사의 주제는 ‘보안 인증 마스터 클래스’로, 세미나 하나만 들어도 보안 인증 개념부터 실무 팁을 얻어 갈 수 있는 시간으로 마련했습니다. 특정한 주제 ‘인증’을 갖고 진행한 세미나라 많은 분들이 신청 및 참석해 주셨는데요, 내부적으로도 역대 최고 참가자를 달성하며 많은 인원을 관리하는 것에 대한 고민을 크게 느꼈고, 외부 솔루션을 알아보게 됐습니다.

사전 등록된 참가자에 한해서 참석이 가능했다고 들었습니다. 참가자 관리는 어떻게 진행하셨나요?

참석자가 나날이 많아지는 상황에서 더 이상 현장 스태프들이 수기로 인원을 관리하는 것은 어렵다고 판단해서 이벤터스 솔루션을 활용했습니다. 

그동안 엑셀이나 스프레드시트로 출석을 체크하고 인원을 관리했는데 중간에 오류가 생기는 경우도 있어서, 이번엔 더더욱 많은 신청자가 몰렸기 때문에 사전에 방지해야겠다고 생각했습니다. 이벤터스의 QR 체크인 및 자동 출석 시스템 덕분에 큰 도움을 받았습니다.

하이브리드(온라인+오프라인)로 행사를 개최하신 이유가 있을까요? 

저희는 올해 상반기부터 하이브리드 행사를 진행했습니다. 아무래도 서울이 행사장이다 보니 먼 곳에 거주하시는 분들이 아쉽다는 의견도 주셨고, 리드를 다각화하여 수집하고 싶다는 희망 사항도 있었기 때문입니다. 그리고 영상으로 남겨두면 저희의 소중한 자산도 되기 때문에 하이브리드 행사를 개최했어요. 

하이브리드 행사 기획/운영 시 가장 중요하게 생각하신 부분은 무엇인가요?

가장 중요하게 생각한 부분은 오프라인 참가자도 중요하지만 온라인 세미나를 신청한 사람이 실제로 듣는지, 언제까지 듣는지가 궁금했습니다. 앞으로 하이브리드 세미나를 지속적으로 진행하기 위해 중요한 데이터라고 판단 했거든요. 이벤터스에서는 참가자 접속 수는 물론 최초 접속 시각, 접속 종료 시각까지 확인이 가능했기 때문에 선택했어요.

긴 세션에도 참가자의 집중력을 유지시키는 방법도 있을까요? 

아무래도 행사를 기획하고 실행하는 데 있어 오프라인 참가자의 입장에 매몰되기 쉬운데, 온라인 참가자들의 집중도도 놓치지 않기 위해 노력했습니다. 오프라인 참가자들과 최대한 동일한 경험을 제공하려고 했어요. 

오프라인 참가자들은 쉬는 시간에 저희 ‘오피스키퍼’ 제품을 체험해 볼 수 있고 궁금한 점은 담당자들에게 물어보는 시간을 가졌는데요. 온라인 참가자들 대상으로도 저희 제품 데모 페이지 링크를 제공해 체험할 수 있도록 주기적으로 채팅창에 띄웠습니다.

행사 종료 후, 참가자는 어떻게 관리하시나요?

이벤터스에서 엑셀 파일 다운로드 기능을 지원해 주신 덕분에 오프라인 / 온라인 참가자를 나눠서 관리할 수 있었습니다. 참석자 대상으로는 세미나에 와주셔서 감사하다는 내용을 담은 메일 등 후속 조치를 취하며 내부적으로는 보고서 작성이 수월해서 좋았습니다. 

솔루션 도입 전과 후를 비교했을 때, 체감 효과는 어떠셨나요?

현장에서 신경 써야 할 것들이 절반 이상은 줄어들었습니다. 인력 리소스도 꼭 필요한 곳에 배치할 수 있었습니다. 특히나 행사를 열면 입장할 때 분명히 몰리는 시간이 생겨요. 그런데 그 시간에도 당황하지 않고 원활하게 진행됐던 것은 QR 체크인으로 입장한 덕분이라고 생각합니다. 참석자들도 ‘굉장히 간단하다’면서 편하다고 호평해 주었습니다.

마지막으로, 이벤터스를 추천하신다면 어떤 호스트께 추천하고 싶으신가요? 추천받은 호스트께서 어떻게 활용하시면 좋을까요? 

행사를 준비하다 보면 이렇게까지 사소한 것도 준비해야 하나 싶어서 가끔은 시간이 아깝습니다. 단순 업무와 반복 업무로 인해 정작 중요한 기획 업무를 놓칠 때도 있습니다. 그럴 때는 전문 솔루션에 맡기고 인력을 효율적으로 활용하는 것이 좋다고 생각합니다. 실제로 저희는 이번에 이벤터스를 처음 도입했는데, 내부적으로도 많은 리소스를 아꼈다고 평가하고 있습니다. 따라서 업무 시간에 쫓기는 호스트들이라면 도입을 긍정적으로 고려해 보실만 하다고 생각합니다. 

또한 참가자 데이터를 다각도로 제공하는 점도 호스트 입장에서는 유용합니다. 이벤터스의 ‘통계’ 부분에서는 얻어 갈 수 있는 참가자 액션 데이터가 많습니다. 다음 행사를 어떻게 준비할지에 대한 인사이트를 주는 통계 기능도 행사 후 요긴하게 활용했습니다. 이번 행사를 원활하게 마칠 수 있도록 도와주셔서 감사합니다.