[아이티비티] "뭐 썼어요?" 광고주, 참가객, 운영사 모두 만족한 삼위일체 컨퍼런스 현장

✅ 호스트명 : ITBT(아이티비티)

✅ 행사 유형 : 컨퍼런스

✅ 참가자 규모 : 1,000명

✅ 도입 솔루션 : 키오스크 체크인, 등록, 스탬프 투어, 설문 응답, 경품추첨, 질의응답 등

✅ 도입 이유

• 효율적인 인력/비용으로 모바일 행사 페이지를 구축했어요.
• 등록 공간이 협소했음에도 빠른 명찰 출력으로 입장 안내가 원활했어요.
• QR 체크인을 활용해 전시 부스 참여율을 이끌어내는 데 성공했어요.
• 부스 참여 기업도 참석자 데이터를 실시간으로 정확하게 수집·관리할 수 있었어요.

Q. 먼저, 호스트님 소개 부탁드립니다!

안녕하세요, IT 전문 마케팅 커뮤니케이션 에이전시 ITBT 이정민 부장입니다. IT 관련 행사 기획 총괄 운영 등을 담당하고 있습니다. 

Q. ‘ITBT’는 어떤 기업인가요?

ITBT는 ‘one-stop 통합 마케팅 솔루션 에이전시’로 IT 컨퍼런스와 전시를 필두로, 다양한 오프라인 프로모션(팝업스토어, 로드쇼, 세일즈 프로모션 등)과 온라인 프로모션 마케팅 서비스를 함께 제공하고 있어요. 

2024년에 설립된 신생 법인이지만 업력이 평균 25년이 넘는 베테랑들이 구성되어 인텔, 시스코, 마이크로소프트, ASUS, 코오롱베니트, CJ, NIA 등을 광고주로 함께 캠페인을 진행해 왔습니다. 특히 곽경림 대표는 28년간 인텔의 펜티엄 마케팅부터 시작하여 지금까지 인텔 마케팅 서비스를 진행하고 있습니다. 덕분에 인텔의 모든 역사를 알고 계시죠!

Q. 마케팅 행사 진행 시, 특별히 신경 쓰시는 부분이 있다면요?

행사 하나하나마다 조금이라도 차별성을 가질 수 있는 부분이 뭘지 고민하고 있습니다. 기획 단계에서 다양한 고민과 자료를 찾는 작업을 진행하고 있어요. 매번 같은 형태의 식상한 행사는 광고주나 참가자 모두 재미가 없으니까요. 이벤터스의 솔루션 도입도 저희만의 차별성에 대한 결과물로 봐야 할 것 같아요! 

Q. 처음 이벤터스 도입을 고려하신 상황은 무엇이었고, 결정 이유는 무엇인가요? 

2024년에 하이테크 IT 세미나를 준비할 때 였어요. 50명 규모의 작은 행사였지만 하이테크 IT 세미나에 걸맞게 폼나는 등록대로 좋은 첫인상을 남기고 싶었어요. 1) 네임택을 쭉 진열해 두고, 하나하나 이름을 찾는 모습, 2) 현장등록자 정보를 출력하고 가위질해서 네임택에 끼우는 모습. IT 세미나에는 어울리지 않는 가내수공업처럼 느껴져서 이 부분을 가장 먼저 탈피하고 싶었죠.

게다가 당시 대표님 혼자서 현장을 진두지휘해야 하는 상황이었다 보니 효율적인 등록데스크 시스템이 절실했는데 이벤터스 덕분에 낮은 비용에 효과적으로 참가자 경험을 개선할 수 있었어요. QR을 찍으면 자동으로 네임택이 출력됐고 QR로 현장등록도 간편하게 등록하면 즉석에서 네임택이 출력됐거든요. 일일이 명찰을 찾아주는 번거로움도 사라지고 참가자 만족도 올라간 걸 체감한 후로는 점차 이벤터스를 더 많이 활용하게 됐어요.
 

Q. 그 후 꾸준히 이벤터스 솔루션을 활용해 주셨는데, 어떤 솔루션을 가장 많이 활용하셨나요?

행사 정보, 경품 추첨, 설문조사 기능은 디폴트로 사용했어요. 경품 추첨은 QR로 경품 추첨에 참여하게 되니 종이 뽑기용 응모함, 응모권 등을 만드는 작업이 없어져서 좋았고요. 특히 DB 매칭이 바로 되니 응모자 관리가 편하더라고요. 또한 체리피커를 걸러내고 운영할 수 있어서 광고주도 만족했어요!

모바일 설문도 매우 유용했고요. 기존의 구글 설문을 할 경우 참가자의 개인정보를 다시 입력하고 설문을 작성해야 하는데, 개별 QR이 있다보니 추가 정보를 입력하지 않고 즉시 설문에 응답할 수 있어 참가자도 좋아하시더라고요.

Q. 최근 대형 컨퍼런스에서는 키오스크를 메인으로 실속형 명찰출력, 스탬프투어, 세션/기능을 동시에 활용하셨다고요?

이번 행사의 모든 인터페이스를 모바일에 구현하고자 했는데 이벤터스 덕분에 기획을 실현할 수 있었어요! 기존 키오스크형 QR시스템은 단순 등록용으로 기능이 제한적이거나, 활용도를 넓히기 위해서는 많은 비용을 들여 개발을 해야했어요. 그런데 이벤터스 QR 키오스크에는 다양한 세션/기능을 접목시켜 확장성이 매우 넓더라고요. 이벤터스 매니저님께 저희의 계획을 말씀드렸고 함께 솔루션 활용안을 설계했습니다. 

Q. 이번 계획에서 가장 주최사/참가자가 만족한 부분은 무엇이었나요?

첫 번째 빠른 등록 확인 시스템 절차에 대한 반응이 좋았어요. QR로 빠르게 네임택을 받을 수 있어서 너무 좋았다는 평이 많았죠. 이번에 도입한 키오스크형 명찰출력 시스템은 기존보다 더 빠른 출력 속도로 시간 절약도 가능했고, 키오스크 모니터 화면을 통해 본인 확인을 동시에 진행하니 등록 시간이 확실히 줄었어요. 등록대 공간이 협소한데 참가자 분들이 워낙 많아 대기줄이 길었음에도 불구하고 빠르게 참가자들이 입장할 수 있었던 건 이 시스템 덕분이었어요. 

두 번째는 스탬프 투어 & 룰렛 이벤트 솔루션을 통합 운영한 것이 대성공이었어요! 사전 기획 단계 시 광고주 입장에서는 많은 고객들이 전시참여를 하기 바랬기에 고민이 많았어요. 20개가 넘는 부스에 바코드 리더기를 제공하는 비용도 만만치 않았고, 늘 하던 스탬프투어 참여를 더 드라마틱하게 독려할 방법이 있을까 고민이 됐죠. 그러던 중 전시 투어로 획득한 스탬프로 룰렛 참여 기회를 제공하는 ‘굿즈샵 이벤트’를 기획했고 참가자의 열정적인 참여를 이끌어내는데 성공했어요.

Q. ‘굿즈샵 이벤트’가 어떻게 진행됐는지 조금 더 자세히 들어볼 수 있을까요?

우선 기존 스탬프 투어는 전시사에서 리더기로 방문객의 QR을 일일이 찍어 스템프를 발급해 드리는 게 일반적인데, 이번에는 방문객이 직접 각 부스의 QR만 찍으면 스탬프와 룰렛 이벤트 참여권이 발급 됐어요. 스탬프 1개당 룰렛 참여 1회 기회를 제공하니 참가 고객들이 정말 부스 투어에 열정적으로 참여하시더라고요. 

“(스탬프 투어를 진행하는데) 왜 QR 리더기를 안 주시냐?”는 전시사 분들께 각 부스 QR코드 POP를 보여드리면서 방문객들이 직접 이 QR을 찍으시면 끝이라고 설명 드리니 다들 너무 획기적이라고 하시더라구요. 리더기로 고객의 QR을 일일이 찍어줄 필요가 없으니 너무 편해하셨어요.

Q. 부스 참가자 수가 많이 늘었던가요?

전시사 측에서 “이렇게 방문객이 많은 적이 처음이다. 너무 만족한다.” 하시는데 너무 뿌듯하더라고요! 최종 결과를 보니 어느 부스에 치우지지 않고 27개의 부스에 참여자 수가 고른 것을 보고 저희의 설계가 잘 작동됐구나, 공들여 세팅한 보람이 있구나 싶었어요. 

그리고 관리자 페이지에서 실시간으로 부스별 참여자 수를 확인할 수 있었고, 시스템 상 중복 참여가 막혀있다보니 추가적인 필터링 작업 없이 참여자 DB를 바로 취합/공유할 수 있어 너무 좋았어요. 데이터가 꼬일까 긴장되고 번거로운 업무가 단순해지는 순간이었습니다!

Q. 이벤터스 솔루션 도입 후 팀 내 혹은 주최 측에서는 어떤 반응이 있었는지도 궁금합니다.

광고주가 가장 궁금해 하신 게 스탬프 투어와 룰렛 이벤트였는데 현장에서 운영되시는 걸 보고는 너무 만족하셨어요. 다만 주최사의 로고 삽입이나 컬러 등을 커스터마이징 할 수 있다면 좋겠다는 피드백이 있었지만 그 외 운영에 있어서는 만족도가 너무 컸어요. 

광고주는 물론 운영하는 저희도 등록 시작부터 모바일로 전시부스 참여, 설문 응답, 경품추첨, 다중 추첨, 질의응답 이 모든 걸 한 번에 할 수 있다는 것이 너무 편리했죠. 사전 세팅과 현장 운영에 편리함과 리소스의 효율화 그리고 무엇보다 비용적인 효율성이 컸어요! 

참여 고객들의 평들도 세미나만 있으면 지루했텐데 다양한 요소들이 IT 행사 답게 모바일로 다 할 수 있어서 신선했다는 평을 받았구요.

주최사, 참가사, 참가 고객 이들 모두가 만족하는 행사가 쉽지 않은데 이번 행사는 그런 행사였고 거기에 이벤터스의 공이 컸다는 사실을 알아주셨으면 해요. 

Q. 이벤터스 도입을 고민하시는 분들이 계시다면 추천의 말씀 한마디 부탁드립니다!

저희 행사에 이번에 에이전시들이 부스 운영으로 많이 들어오셨는데 다들 저희가 사용한 솔루션 업체를 궁금해 하셨어요. 그들은 알아본거죠, 얼마나 이 솔루션이 행사 진행에 있어서 도움이 되는지. 그래서 남들이 많이 알지 않았으면 하는 마음이 저희 솔직한 마음이예요. 저희만 알고 저희의 차별화 포인트로 ITBT 만의 킥으로 남기고 싶어요. 

그치만 이 인터뷰에 응한건 그만큼 이벤터스에 감사하니 더 잘되셨으면 하는 마음으로 이렇게 응한거겠죠? ^^ 이벤터스의 도입을 고민하고 계시다면 이 한마디만 하죠! 묻지도 따지지도 말고 지금 바로 롸잇나우~ 사용해 보세요!

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