[데이터야 놀자X이벤터스] 참가자 모집 30분만에 매진된 데이터야 놀자 2022 행사는 어떻게 진행되었을까요?
행사 형태 : 오프라인 행사, 유료 행사
행사 규모 : 모집정원 357명
행사 장소 : 서울 성동구 왕십리로 50 성수 메가박스 7층
이벤터스 솔루션 : 오프라인 솔루션 (스탬프투어, 경품추첨) 명찰출력서비스
Q. 데이터야 놀자 2022는 어떤 행사인가요? 호스트님의 소개도 짧게 부탁드려요.
안녕하세요. 데이터야 놀자 행사의 운영을 총괄하고 있는 김소령 놀장입니다. 데이터야 놀자 2022 행사는 일상에서 다루는 모든 데이터에 관해 이야기를 나누는 행사입니다. 데이터에 관심 있는 사람들끼리 만나서 정보를 공유하고, 데이터와 놀자는 것을 목표로 매년 개최하고 있으며, 매년 데이터에 관심 있는 분들이 모여 행사를 준비하고 있어요.
Q. 이벤터스 솔루션을 도입하시기 전에는 오프라인 행사를 어떻게 준비하셨나요?
코로나 팬데믹이 터지기 전에는 오프라인 행사로 개최해 오고 있었습니다. 처음에는 소규모 모임으로 시작했는데요. 참가자 모집은 설문 폼을 활용하여 모집하고 관리했습니다. 그리고 행사 현장에서는 방문하는 참가자를 일일이 확인하여 수기로 출석 확인을 하였고, 행사 후에 설문조사도 설문 폼을 활용해서 진행했었습니다.
Q. 이벤터스 솔루션을 도입하게 된 이유는 무엇인가요?
이벤터스를 처음 도입하게 된 건 2020년 코로나 팬데믹으로 인해 갑작스럽게 온라인 행사를 준비하면서 이벤터스 도입을 고려하게 되었습니다. 데이터야 놀자 행사는 매년 운영진을 새로 모집하여 진행하기 때문에 운영진 대부분이 본업이 따로 있고, 행사 개최 경험이 거의 없습니다. 그래서 참가자 모집부터 관리, 행사 운영까지 올인원으로 진행할 수 있는 이벤터스 플랫폼을 도입하게 되었습니다. 무엇보다 오프라인 행사보다 참가자 모집 제한이 없는 온라인 행사로 개최하다 보니 수백 명의 참가자를 관리하기에도 상당히 용이했습니다. 그리고 웨비나 송출이 타 플랫폼에 비해 안정적이었기 때문에 메타버스로 행사를 진행할 때에도 이벤터스 웨비나를 함께 사용했습니다.
Q. 데이터야 놀자는 단순히 배움을 주는 행사가 아닌 데이터를 즐기자는 취지로 재미있는 프로그램을 진행하기로 유명한데요. 이번 행사에선 어떤 프로그램을 기획하셨나요?
올해는 2년 만에 돌아오는 오프라인 행사이기 때문에 참가자가 즐길 수 있는 프로그램을 기획하고자 하였습니다. 이번 행사에서는 기업별 부스와 사진을 찍을 수 있는 포토 부스, 프리허그 프로그램을 진행하였고, 음료와 샌드위치를 제공하였습니다. 그리고 이벤터스 인터랙션 기능을 활용해서 질의응답과 스탬프 투어, 경품추첨을 진행하였습니다.
이벤터스 질의응답 기능은 참가자가 손을 들지 않아도 익명으로 질문을 자유롭게 남길 수 있어 ‘자유롭게 즐기고 어울리자’라는 데이터야 놀자가 추구하는 취지와도 맞아서 좋았습니다.
무엇보다 참가자가 남긴 질문을 선택하여 실시간으로 화면에 띄울 수 있어 참가자분들이 신문물을 보는 것 같다며 많이들 좋아하셨어요.
Q. 오프라인 현장에서 참가자 관리는 어떻게 하셨나요?
저희는 영화관에서 행사를 개최하였습니다. 연사의 발표가 진행되는 상영관 두 곳과 기업들의 부스와 네트워킹이 가능한 공간으로 나누어 행사장을 운영했습니다. 이번 행사는 여태 개최한 행사들보다 가장 많은 참가자가 모였고, 영화관이라는 장소의 제약이 있기 때문에 참가자가 관리에 어려움이 많았습니다.
따라서 참가자 입장 시에는 이벤터스 명찰 출력 서비스를 사용하여 참가자 입장을 신속하게 진행할 수 있도록 하였습니다. QR 코드만 찍으면 출석 확인이 가능하기에 빠르고 정확하게 참가자 입장을 진행할 수 있었습니다. 그리고 행사 컨셉에 맞게 명찰을 디자인하여 제공하였더니 참가자분들이 행사가 끝난 후에도 챙겨가시더라고요. 또 하나의 행사의 아이덴티티를 담은 굿즈로 남겨진 것 같아 좋았어요.
Q. 행사 효과와 행사장에서의 참가자 반응은 어땠나요?
이번 행사는 324명 중 86%가 참여해 주셨는데요. 참가자 등록, 행사 안내, QR 인증 등 행사의 전반적인 운영과 진행과정에서 이벤터스 솔루션이 성공적으로 도입되었고, 참가자분들 대부분이 만족해주셨습니다. 특히 발표자와 참가자와의 커뮤니케이션에 있어 마이크를 스탭이 직접 전달하는 과정 없이 각자의 핸드폰으로 질문을 남겨주셔서 매우 편했고, 불필요한 시간을 줄일 수 있어 효율적이었습니다.
Q. 360석 규모의 영화관에서 참가자와 연사 간의 커뮤니케이션이 어렵지 않으셨나요?
이번 행사는 20여 명의 연사들의 강연이 연속으로 진행되어야 했기 때문에 쉬는 시간도 짧았고, 연사별 질의응답과 추첨 시간을 신속하게 진행해야 했습니다. 그래서 이벤터스 현장 진행솔루션을 사용하여 연사별 질의응답 세션과 경품추첨, 행사 공지사항, 설문조사가 가능한 접속 페이지 링크를 공유하였고, 행사 중 참가자는 해당 링크에 접속해 공지사항 확인과 설문조사 그리고 연사별 질문을 빠르게 남길 수 있어서 지체되는 시간 없이 프로그램을 신속하게 진행할 수 있었습니다.
Q. 참가 모집 시작 30분만에 티켓이 매진이 될 정도로 인기가 많은 행사였는데요. 호스트님만의 행사 홍보 비결이 있으실까요?
저희가 예상했던 것보다 많은 참가자분이 행사를 신청해 주셔서 모집 시작 30분 만에 매진이 되었고, 추가 티켓도 그날 바로 매진이 되었어요. 홍보 비결이 따로 있는 건 아니지만 올해 데이터 업계가 성숙기를 지나 많은 사람의 관심을 받아오고 있었고, 이런 데이터 콘퍼런스 자체의 위상이 높아진 것이 그 이유 중 하나이지 않을까 싶습니다.
그리고 작년과 재작년에 진행했던 온라인 행사의 녹화본을 활용하여 연사들의 강연 콘텐츠를 유튜브와 SNS에 올렸었는데요. 그 후로 많은 분이 해당 콘텐츠를 접하였고, 이것이 바이럴 효과가 일어나면서 홍보 효과가 꽤 있었던 것 같습니다.
이벤터스 마케팅 URL을 사용하여 채널별 유입 수와 신청자 수를 비교해 보았을 때 입소문을 통해 많이 신청을 해주셨습니다. 이는 지인 추천을 통해 홍보가 되었고, 주변 지인들과 함께 오시는 분들이 많았던 것 같아요. 또한 이벤터스에서 데이터야 놀자 채널을 개설하여 113명의 구독자가 모이게된 것도 도움이 되었습니다. 지난해 참가해 주신 구독자분들 중 35명이 이번 행사에도 참여해 주셨어요.
Q. 이벤터스 솔루션 도입을 고민하시는 분들에게 한마디 부탁드려요.
데이터야 놀자 커뮤니티에는 행사 개최 경험이 없는 분들이 대부분이기 때문에 이벤터스 플랫폼이 많은 도움이 되었습니다. 저희처럼 행사 개최 경험이 적은 호스트라면 참가자 모집부터 행사 운영, 홍보까지 올인원으로 진행할 수 있는 이벤터스 솔루션을 사용하시는 것을 추천해 드립니다.
그리고 저희가 추구하는 자유, 어울림, 참여 세가지 가치와 가장 어울리는 플랫폼은 이벤터스라고 생각해요. 매해 다른 컨셉으로 진행되는 데이터야 놀자 행사에 맞게 솔루션과 행사 페이지 구성이 용이하며, 무엇보다 온라인 행사 혹은 오프라인 행사 등 어떤 형태의 행사를 개최하든 어렵지 않게 행사를 개최할 수 있어 편리합니다.
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